Agent D'accueil Et Des Affaires Generales

**Recrutement statutaire Fonction Publique Territoriale (fonctionnaire ou contractuel-le) - catégorie C.**

**Descriptif du poste**:
Poste à temps plein sur les différentes missions du service affaires générales (borne biométrique pour l’enregistrement des demandes de titres d’identité, recensement citoyen, attestations d’accueil ). Remplacement à l’accueil. Renfort lors de l’organisation des élections. Possible remplacement à état civil en fonction des besoins.

**1 - OBJECTIFS**:

- Permettre le meilleur accueil et une bonne direction des usagers,
- Respecter les règles de délivrances des copies d’actes d’état civil,
- Assurer la meilleure information et la plus rapide possible vers les usagers et services,
- Garantir la fiabilité juridique des actes et des dossiers,
- Assurer l’actualisation des documents et leur classement pour un accueil de qualité,
- Garantir l’image de la ville en toutes circonstances

**2 - MISSIONS**:
AFFAIRES GENERALES
- Orienter et renseigner les usagers sur les procédures (CNI, passeports, élections, recensement citoyen, attestations d’accueil )
- Recueillir, traiter et suivre les demandes de cartes nationales d’identité et de passeports biométriques
- Procéder au recueil des empreintes pour France Identité
- Instruire les demandes d’attestations d’accueil
- Saisir les recensements citoyens obligatoires
- Réalisation de divers travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, documents administratifs, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports,...), tri, classement, archivage, numérisation, suivi des agendas,...

ACCUEIL
- Accueil physique des usagers et correspondants des services.
- Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements.
- Reception, traitement et diffusion de l’information : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l’information en général, répartition du courrier des affaires générales
- Gestion du planning de réservation de la salle de réunion
- Échange avec les différents services au sujet des démarches proposées et évènements organisés afin d’informer au mieux les usagers
- Renseignements et accompagnement du public dans les démarches liées aux différents services.
- Délivrance de divers certificats (légalisations de signatures )
- Délivrance de copies d’actes d’état civil
- Prise de rendez-vous pour les démarches du service
- Permanences le samedi matin (8h30 / 12h) en polyvalence et en roulement

ELECTIONS
- Participer à la préparation des scrutins électoraux
- Recevoir, enregistrer et traiter les inscriptions sur la liste électorale

ETAT CIVIL
- Recevoir et instruire les actes de déclaration et de célébration relatifs à l’état civil
- Apprécier la demande au regard des différents documents
- Contrôler l’authenticité des documents fournis
- Célébration des mariages
- Traitement des dossiers et enregistrement des PACS
- Funéraire : contrôler et délivrer les diverses autorisations tant au service des pompes funèbres qu’aux agents chargés de la police des cimetières. Attribuer ou renouveler les concessions funéraires, mise à jour permanente du fichier du cimetière. Reprise des concessions.

**3 - EXIGENCES ET CARACTÉRISTIQUES DU POSTE**
- Avoir naturellement de la patience et de l’empathie
- Recevoir le public avec amabilité
- Maîtriser les techniques d'accueil auprès des différents publics, savoir gérer les situations conflictuelles et s’adapter
- Bonne qualité d’expression orale
- Capacité à travailler en équipe
- Savoir reformuler les demandes
- Neutralité, devoir de confidentialité
- Sens aigu du service public
- Maîtrise des outils informatiques, des logiciels métiers
- Connaître et appliquer la législation en vigueur en matière d’Affaires Générales, État civil et Élection
- Savoir adapter sa méthode de travail à la situation et aux évolutions législatives
- Esprit méthodique
- Rigueur
- Être capable au besoin de travailler en alternance sur tous les postes du service : Accueil général des services administratifs de la ville, État civil, Affaires générales et Élections

Type d'emploi : Temps plein

Avantages:

- RTT

Horaires:

- Disponible le week-end
- Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

- Heures supplémentaires majorées
- Prime annuelle
- Primes

Lieu du poste : En présentiel