Adjoint en Gestion de Scolarité

Type de recrutement:
Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
C - Tous C
- Durée du contrat:
1 an renouvelable
- Localisation:
UFR Fac Médecine
Domaine la Merci 2 Chemin Duhamel
38700 La Tronche

Présentation de la structure

Le Secteur Santé regroupe les UFR de Médecine, de Pharmacie ainsi que les formations paramédicales (infirmiers, kinésithérapeutes, manipulateurs en électroradiologie médicale, etc.), auxquelles s’ajoutent des formations de Licence et Master.

Le secteur santé compte environ 300 personnels enseignant et non-enseignants pour un total de plus de 10 000 étudiants répartis sur deux sites à la Tronche et sur le domaine Universitaire de Saint-Martin-d’Hères.

Compte tenu de la spécificité des formations dispensées, à dominante médicale et paramédicale, la gestion administrative est assurée en étroite collaboration avec le Centre Hospitalier Universitaire (CHU). Par ailleurs, dans le cadre d’une convention avec la Région, nous assurons également la gestion de 11 instituts de formation en soins infirmiers répartis sur l’ensemble du territoire Grenoble Alpes, accueillant environ 3 500 étudiants.

Les formations dans le secteur de la santé se caractérisent par une dématérialisation des examens, qui se déroulent sur tablettes numériques via la plateforme nationale UNESS. Cette organisation repose sur l’appui d’ingénieurs pédagogiques et informatiques dédiés.

Le service formation du secteur santé est composé de 60 agents et assure la gestion administrative des étudiants, à travers huit bureaux, dont les formations paramédicales. Ce service est organisé par bureau, correspondant à un cursus ou à un cycle de formation.

Missions principales

Appréciant l’environnement universitaire, vous travaillerez en lien avec les équipes pédagogiques ainsi que la responsable et les gestionnaires du bureau de scolarité.

Activités principales
- Accueillir et informer les étudiants du bureau PASS LAS
- Organiser la rentrée : participer à la journée d’accueil avec l’équipe pédagogique, diffuser des documents etc.
- Gérer et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques
- Organiser les examens : gérer le calendrier, les convocations, le procès-verbal, recueillir les sujets, saisir les notes, participer à la commission du jury de délibération, éditer les relevés de notes etc.
- Participer à la gestion des stages et suivre les conventions/agréments
- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Gérer les parcours de formation (SIDES UNESS )
- Assurer la gestion pratique des formations : - gestion de la logistique des formations : réservation de salles, planning...
- Participer aux évènements de la scolarité (concours PASS, concours ECNi avec l’ensemble du personnel du service formation)

Restriction ou contraintes liées au poste:
Prendre ses congés pendant les interruptions pédagogiques et adaptabilité aux contraintes horaires ponctuelles (pics d’activités, rentrée ).

Compétences attendues
- Connaître le rôle, l’organisation et le fonctionnement de l'Université ainsi que la règlementation de la scolarité serait un plus
- Maîtriser les logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaître les bonnes pratiques administratives
- Savoir accueillir et informer
- Savoir recueillir et transmettre des informations orales et écrites
- Savoir prioriser et planifier ses activités en fonction des priorités du service
- Faire preuve d’organisation, de qualités relationnelles et d’autonomie
- Capacité à travailler en équipe

Conditions de diplômes

BEP / CAP

Rémunération

A partir de 1801€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 290 €.