Adjoint en gestion de la scolarité pédagogique

À propos de nousPluridisciplinaire hors santé, l'université de Toulon propose plus d'une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d'accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l'accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l'université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l'ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l'université de Toulon est liée par un contrat d'association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d'intérêt commun. L'université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d'un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».MissionL'université de Toulon recrute un adjoint en gestion de la scolarité (F/H) pour l'école d'ingénieurs SEATECH. Poste temporaire, à temps complet, ouvert dans le cadre d'un CDD.En plus de la formation initiale sous statut étudiant, SeaTech propose deux diplômes par apprentissage dans les spécialités Matériaux et Systèmes Numériques. Le Service de scolarité pédagogique des formations par apprentissage de SeaTech est composé de deux personnes positionnées au sein du pôle Activités pédagogiques de la Direction Administrative de Site de l'école et travaillant en lien fonctionnel étroit avec les deux responsables des formations par apprentissage.La personne recrutée aura en charge la gestion administrative et pédagogique d'une formation ingénieur en apprentissage (i.e. les 3 années de formation du cycle ingénieur)Activités principales :Dans le respect des réglementations imposés des domaines d'activitésAssurer l'accueil physique et téléphonique, l'information et l'orientation des interlocuteurs internes et externesAssurer l'accueil des apprentis et des intervenants extérieurs/intérieurs. Assurer le suivi de la vie universitaire et la scolarité de SeaTech, informer et orienter les étudiants dans leurs démarches,Assurer le secrétariat, l'assistance technique et logistique et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures. Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier, Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion des formations par apprentissage (Cactus, Net Ypareo (outils de Formasup Méditerranée), Apogée, e-candidat, Hyperplanning (outils de l'Université de Toulon)),Assurer les inscriptions pédagogiques des alternants (Cactus, e-candidat), suivi et archivage de l'assiduité des apprentis (absences justifiées et injustifiées, attestations/certificats médicaux),Construire les emplois du temps en concertation avec l'équipe pédagogique et les intervenants extérieurs, réserver les salles et les équipements nécessaires au bon déroulé des enseignements. Maintenir à jour les emplois du temps suite à de possibles modifications (Hyperplanning),Assurer la logistique des formations en liaison avec les responsables de formation et les alerter en cas de dysfonctionnements,Assister le responsable de formation sur le suivi pédagogique[1] des apprentis (coordonner le planning de différentes actions, centraliser et saisir des notes, organiser les examens de rattrapage, faire le suivi pédagogique par cours et par niveau)Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés,Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, compte-rendu de réunion, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser,Classer et archiver des documents,Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure,Diffuser de l'information en particulier sur les dispositifs de formation et conseiller les publics (Participer aux Journées Portes Ouvertes, forums de recrutement, envoi de flyers),Veiller à la rédaction, à l'actualisation et à l'archivage des supports de communication et veiller scrupuleusement au référencement et archivage des documents internes administratifs (selon les procédures),Participer à l'organisation des évènements en lien avec la formation par apprentissage (journée de rentrée des étudiants, journées des Maitres d'Apprentissage, journées de co-création, challenge entreprise, soutenances des trois années)Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes,Effectuer un suivi régulier des dépenses engagées annuellement en lien avec le responsable de formationContraintes particulières :Être disponible pendant les temps forts de l'année universitaire (recrutement, inscription, rentrée, jurys, JPO),Participer aux forums formation et aux journées portes ouvertes.Informations complémentaires :Catégorie et corps : C - AdjointEmploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41Structure d'affectation et localisation : Das Seatech - Pôle Activités pédagogiques - Campus de La GardeHygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jourRémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1523,64 €Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possibleDate de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellementProfilDiplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEPAvoir une première expérience dans la gestion de formation par apprentissage serait un plusConnaissances :Techniques d'accueil, de gestion administrative et de secrétariat,Organisation et fonctionnement d'un EPSCPRèglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, stages, jury) et d'un apprenti et les procédures de scolarité, avoir une bonne connaissance de l'offre de formation de SeaTech,Règlements des études, la charte des examens ainsi que les modalités de contrôle des connaissances, les règles de progression d'une année sur l'autre, les règles de délivrance du diplôme,Compétences opérationnelles :Maîtriser l'environnement bureautique (Pack office, Teams, outils Google (Google Forms) et les outils de communication (intranet, internet, mailSavoir utiliser les outils numériques et informatiques ainsi que les logiciels métier (APOGEE, e-Candidat, Hyperplanning…)Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information,Savoir travailler en équipe et rendre compte de ses activités et communiquer avec sa hiérarchie,Être capable de rechercher l'information nécessaire à la réponse aux demandes des usagers,Savoir gérer la confidentialité des informations et des données - discrétionRetranscrire des informations orales à l'écrit,Compétences comportementales :Bon relationnel, sens du contact,Sens de l'organisation,Rigueur dans le suivi des procédures,Polyvalence,Réactivité, disponibilitéDate limite de candidature : 21/12/2025