Adjoint en Gestion Administrative

L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit **UFR**, deux **IUT**, une** école d'ingénieurs**, un service de **formation continue**(FCU) et dix-sept **centres de recherche**.
Depuis sa création en **1992**, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de **promotion sociale** et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux **études** et à la **culture**.

Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.

**Activités principales : - ACCUEIL et ACCOMPAGNEMENT des étudiants en Licence 2 - LP Guide conférencier et Master Etudes Faits Religieux + ICL + agrégation**

**SCOLARITE**:

- Examens : suivi et saisie des notes + PV d’examens et liste d’émargement pour les CC en L2 et LP
- Résultats : préparation des PV de jurys, affichage des résultats, édition des relevés de notes, réponses aux réclamations, édition des listes de contrôle de saisie, édition des attestations de réussite
- Assiduité des boursiers
- Saisie notes de l’Institut Catholique Lille
- Inscription pédagogique des étudiants

**EXAMENS - Licence + LP**
- Organisation des examens en Licence 1 2 ET 3 ET LP : planning des examens, reprographie et demandes des sujets, convocations pour les surveillances d’examens, préparation des copies/intercalaires et brouillon ainsi que les PV de jury et les feuilles d’émargement et vérification avec le responsable de chaque étape des examens + organisation des oraux

**PLANNINGS DES ENSEIGNEMENTS en L2 - LP et MEFR + agrégation : ADE**
- Gestion des plannings (réservation des salles, modification des dates de cours...) et affichage sur le(s) tableau(x) dédié(s) au niveau de formation
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’UFR : informer les étudiants via leur ENT, mails génériques et institutionnels et tableaux d’affichage

AFFAIRES GENERALES - **secrétariat du responsable administratif**
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels enseignants : (reprographie CC ET ET) réservation des matériels informatiques (ordinateurs, câbles, ) et de vidéo-projection
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier**:enregistrement du courrier
- Logistique (échanges avec DPL, DSI)
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative générale et de la gestion des casiers - salle des professeurs dont clés des casiers
- Rédaction des courriers, bordereaux d’envoi, mails
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs ), les reproduire et les diffuser
- Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
- Classer et archiver des documents
- Mise à jour du guide des études de Licence : élaboration, modification, diffusion
- Gestion des badges d’accès aux bâtiments des vacataires d’enseignement en L2, LP, master EFR et agrégatifs
- Secrétariat du responsable administratif : convocation des membres du Conseil d’UFR/ Conseil perfectionnement/Jurys/commissions évaluation, suivi des élections du conseil d’UFR, mise à jour des arrêtés d’enseignement

**Connaissance, savoir**:

- Connaissance de l’environnement et réseaux professionnels et en particulier de l’organisation universitaire (services, relations fonctionnelles)
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité : connaissance de la réglementation des examens
- Techniques d’élaboration de documents
- Techniques d’accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Techniques de communication

**Savoir - faire : (compétences opérationnelles)**
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité : ADE, OSE, SIFAC, APOGEE
- Utiliser les outils bureautiques (Excel en particulier)

**Savoir être**:

- rigueur et autonomie
- réactivité et capacité d’organisation
- sens du relationnel et du service public
- savoir communiquer en interne et en externe

**Contrat CDD jusqu'au 31/04/2025- En remplacement d'un agent en congé maladie**

**Rémunération brute mensuelle : 1806.66 €**

2+ years