Adjoint Administratif

L’université d’Arras est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPCSCP)

créé en 1992. C’est une université pluridisciplinaire, implantée sur 5 sites : Arras, Douai, Béthune, Lens et

Liévin.

Placée sous la tutelle du ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche, l’université d’Artois regroupe 8 UFR, 2 IUT et 17 équipes de recherche. Elle accueille 13 000 étudiants environ et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 103 M€, dont 82 M€ de masse salariale et 6 M€ d’investissements.

Au sein du service Artois Presses Université (APU), les missions de l'adjoint administratif sont:

- ** Administration**:

- **Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure**:

- **Organisation des comités éditoriaux**:

- **Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)**:

- **Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, contrats )**:

- **Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés**:

- **Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité**:

- **Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité**:

- **Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)**:

- **Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier**:

- **Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière (intérim)**

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- **Logistique**:

- **Assurer la gestion des stocks des produits éditoriaux, gérer l’inventaire annuel**:

- **Gérer les entrées et les sorties des produits éditoriaux : réception et préparation de palettes, préparation et suivi des commandes, tenue du magasin**:

- **Diriger l’inventaire annuel**:

- **Assurer le soutien logistique de l’activité du service (matériels, fournitures) et des manifestations (colloques, salons )**

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- **Relations avec les auteurs et les publics**:

- **Accueillir et orienter les visiteurs**:

- **Répondre à toute demande d’information sur les produits éditoriaux et leurs modalités de commande**:

- **Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur**

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- **Communication et publicité**:

- **Assurer et suivre la diffusion des produits éditoriaux (clients, diffuseurs/distributeurs, services de presse)**:

- **Diffuser des documents de communication (bons de commande, lettres d’information)**:

- **Déclarer le dépôt légal**:

- **Organiser et participer aux salons du livre**:

- **Assurer la valorisation de la maison d’édition par la réalisation et le développement d’actions de communication.**:

- **Gérer, diffuser et archiver les informations électroniques et papiers et la documentation relevant de l’activité des APU.**

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- **Edition**:
**Rassembler tous les éléments constitutifs des dossiers de publication : projet, contrat, convention, droit de reproduction, etc.**

**Connaissance, savoir**:
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- **Très bonne maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe**:

- **Connaissance de l’organisation et du fonctionnement du service (très spécifique) et de l’établissement**:

- **Culture internet**:

- **Techniques de communication**:

- **Techniques d’élaboration de documents**

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**Savoir-faire**:
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- **Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs**:

- **Savoir identifier et appliquer les procédures administratives**:

- **Savoir organiser et gérer un système de classement**:

- **Savoir répondre au téléphone et avoir une aisance d’expression orale et écrite**:

- **Savoir planifier et respecter les délais**:

- **Savoir rendre compte**:

- **Travailler en équipe**:

- **Mettre en œuvre une démarche qualité**

**Savoir être**:
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- **Discrétion**:

- **Disponibilité**:

- **Sens de l’organisation**:

- **Rigueur**:

- **Sens relationnel**:

- **Polyvalence et adaptation**:

- **Curiosité intellectuelle