Assistant Administratif

**Neuilly-Plaisance est une ville à taille humaine de 21 000 habitants à l’Est de Paris qui a su garder son âme et son esprit de village.**

**A 15 minutes du centre de Paris en RER A, et desservie par l’A86, Neuilly-Plaisance offre aux Nocéennes et Nocéens tous les avantages d’une vie au calme et au vert grâce à ses nombreux espaces naturels et son urbanisme maitrisé.**

**Le confort de vie et l’art de vivre ne sauraient se concevoir sans des services publics de qualité conjugués à un riche tissu sportif et culturel.**

**La commune recherche**:
**Un assistant administratif (H/F)**

Poste

**Gestion de la relation usagers**:

- Accueil des administrés selon un planning établi (accueil mutualisé avec le service Education)
- Gestion des inscriptions et réservations de l’ensemble des activités du service Enfance-Jeunesse et des listes d’attentes
- Utilisation et administration du logiciel CONCERTO et de l’espace citoyen (mise en ligne inscription, création des formulaires.)
- Gestion de la communication et informations aux familles (courriel, affichage) en lien avec la direction
- Gestion des déclarations CAF avant validation finale par le chef de service

**Gestion des régies en lien avec la régisseuse (régie mandataire)**:

- Remboursements, inscriptions, facturation des familles

**Appui à la directrice pour le suivi des ressources humaines du service**:

- Suivi administratif des RH du service : suivi de la signature des contrats, dossiers animateurs, gestion des absences, suivi des congés, heures supplémentaires, plannings hebdomadaires
- Gestion et administration du logiciel de badgeage en lien avec la DRH
- Suivi du traitement et de l’archivage des documents obligatoires pour les agents
- Lien avec la DRH (gestion des paies vacataires, déclaration des heures supplémentaires )

**Appui à la directrice pour les demandes de subvention (CAF notamment)**:

- Gestion de tableau de suivi des effectifs

**Appui à l’assistante en charge du budget et de la comptabilité**:
Binôme sur le volet budget (préparation de bons de commande, suivi factures et comptabilité sur le logiciel métier dédié )

**Et de façon plus générale**:

- accueil des agents du service et renseignements
- assurer le bon fonctionnement du pôle administratif lors des absences de ses collègues (congés)

Ponctuellement : soutien aux évènements, projets organisés par le service.

Profil

Capacités rédactionnelles et relationnelles

Capacités organisationnelles et d’anticipations

Compétences souhaitées en comptabilité publique

Maîtrise de l’outil informatique et d’internet:

- Indispensable : Logiciel Word, Excel
- Souhaitée : Concerto/Opus, Horoquartz et Ciril souhaité

Adapter son discours face aux différents interlocuteurs

Accueillir le public en prenant compte de ses caractéristiques particulières

Analyser les difficultés demandées et les orienter au mieux sur les services de la ville

Argumenter, convaincre auprès de tous ses interlocuteurs (publics, familles, collaborateurs, hiérarchies)

Aptitude à créer, à faire évoluer et à alimenter les outils d’analyse et de suivi (tableau de suivi, tableau comparatif des effectifs, rappel de mail, etc...)

Respecter le devoir de réserve et de confidentialité

Organisé, rigoureux, diplomate

Capacité d’écoute, d’analyse et de médiation.

Sens des relations publiques

Autonome, sens de l’initiative

Goût du travail d’équipe

Catégorie C ou B, filière administrative

Accessible avec un diplôme de niveau Bac

Bac + 2 BTS en secrétariat, bureautique, compatibilité

Accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur

**Avantages collectifs au travail**:

- Prime annuelle
- Amicale du personnel
- Régime indemnitaire (IFSE + CIA)
- 12 ARTT (-1 journée de solidarité)
- Participation à une mutuelle labellisée à hauteur de 30€ par mois
- Participation à un contrat individuel facultatif de prévoyance Territoria Mutuelle à raison de 15€ par mois
- Repas au restaurant communal à 3,05€

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 2 100,00€ à 2 300,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Lieu du poste : En présentiel