Responsable de L'unité Courrier/reprographie/accueil Livraison

Travailler pour le Département des Côtes d'Armor, c’est vivre dans un environnement exceptionnel, entre mer et campagne, tout en étant à la proximité de grandes agglomérations, à 1 heure de Rennes et de Brest et à 2h15 de Paris en TGV.
C’est profiter d’un patrimoine riche et diversifié, assister à des événements culturels et sportifs à rayonnement national et bénéficier d’une offre diversifiée d'écoles et de formations universitaires et supérieures.

C'est aussi faire le choix de la coopération et de la construction collective au service de l’innovation publique, en s’inscrivant dans une organisation souple et bienveillante, attentive à la qualité de vie au travail de ses agents.

Organiser et planifier les missions de l’unité, manager les agents, communiquer au sein de l'unité, du service et auprès des services du Département, et garantir une bonne qualité des missions.

Missions annexes liées au courrier.

Encadrement de l’équipe:

- Organiser et planifier le travail de l'équipe : établir les plannings, organiser et contrôler les tâches quotidiennes, valider les demandes de congés
- Transmettre l'information et veiller à la formation des agents
- Organiser des réunions d'unité, rédiger les comptes-rendus
- Intervenir et trouver des solutions en cas de défection humaine ou matérielle : participer aux activités en cas de besoin

Organisation des missions de l’unité:

- Veiller au respect de la continuité du service et des procédures
- Coordonner l’activité entre le courrier et la reprographie en lien avec le chargé/la chargée d’appui logistique
- Assurer le suivi de l’activité de l’accueil livraison
- Suivre les dépenses de l'unité en lien avec le référent/la référente reprographie pour les données concernant ce secteur d’activité, gérer les contrats et les moyens postaux afin d'en optimiser les coûts, valider les factures et suivre les procédures administratives et comptables
- Mettre à jour et suivre les tableaux de bord et indicateurs d'activités
- Recevoir les fournisseurs, entretenir le réseau de fournisseurs

Développement et modernisation de l’offre de services:

- Être force de proposition auprès du Chef/de la Cheffe de service pour assurer la coordination des activités de l’unité afin d’améliorer la qualité et la continuité de service
- Être l'interlocuteur auprès des services du Conseil Départemental dans les changements organisationnels
- Etre en veille sur les nouvelles technologies et outils spécifiques à son unité
- Porter la modernisation de la fonction courrier en participant à la mise en place de nouveaux services tels que la numérisation en masse du courrier, et des solutions d'éditions et des flux de courrier optimisés
- Piloter et assurer la mise en œuvre de la démarche GRC (Gestion relation citoyen) sur la partie courrier en lien avec le Chef / la Cheffe de service
- Etre le référent fonctionnel du logiciel de suivi courrier (notamment Post-office) de la collectivité en binôme avec le référent technique de la Direction des Systèmes Numériques

Missions annexes:

- Tournée courrier : trier et faire la ventilation du courrier
- Réception des bacs courriers et des fournitures de livraisons papiers, enveloppes, etc...

Connaissances et technicités:

- Environnement des collectivités territoriales
- Maîtriser les outils du service (machines)

Savoir-faire:

- Encadrer une équipe
- Maîtriser les outils bureautiques
- Travailler en transversalité
- Respecter les délais
- Appliquer une procédure
- Travailler en équipe

Compétences comportementales attendues:

- Réactivité
- Curiosité intellectuelle
- Discrétion professionnelle
- Rigueur
- Sens de la communication
- Sens de l'organisation
- Aptitude managériales
- Qualités relationnelles
- Force de proposition

Rémunération à titre indicatif : 1663 euros nets mensuels avant impôts.

Il s’agit d’une mission de remplacement - contrat de 4 mois.

Poste à pourvoir dès que possible.

Si vous êtes titulaire de la fonction publique ou lauréat/lauréate de concours, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative ou votre attestation d'inscription sur liste d’aptitude. Pour en savoir plus sur les valeurs et atouts de notre collectivité cliquez ICI