Assistant(E) de Direction

Organisme de Sécurité Sociale, la Caisse d'Allocations Familiales du Val d'Oise accompagne plus de 250 000 familles dans leurs parcours de vie : la conciliation vie professionnelle et personnelle, le logement, l'insertion, la parentalité...

Notre mission de service public s'exerce par le versement de prestations familiales et sociales (1.6 milliards d'€ pour le Val d'Oise) et le développement d'actions sociales dynamiques et innovantes (135 millions d'€), adaptée aux besoins des familles de notre département.

Nous rejoindre, c'est d'abord rejoindre un employeur engagé et responsable, mais aussi:

- Contribuer à un maillon essentiel de la solidarité en France ;
- Contribuer à un projet de société ;
- Collaborer au quotidien par nos métiers et nos expertises à l'accompagnement des allocataires.

La branche des Prestations Familiales a pour mission de favoriser l'accès aux droits et aux services des allocataires. Elle doit ainsi garantir l'accessibilité au service public à travers l'accueil physique et la réponse téléphonique, de respecter les engagements de service (payer à bon droit et dans les délais les prestations familiales, les mínima sociaux et les aides au logement).

La branche Prestations Familiales comprend 285 agents, dont 23 managers répartis sur 5 départements:

- Gestion des flux
- Production
- Appui métier
- Relation de service
- Logement

Rattaché(e) à la directrice des prestations, vous aurez pour missions principales:

- Assurer la gestion de l'agenda et le suivi des échéances de la directrice PF,
- Préparer les réunions (réservation, commande, diffusion de l'ordre du jour, constitution fond de dossier, coordination de l'élaboration du support, diffusion du support, rédaction de compte rendu),
- Gérer et suivre administrativement des dossiers techniques (rapport d'activité, instruction technique et lettre réseau, projets, missions) et contribuer à fluidifier les échanges et les interactions entre les départements de la branche PF et des autres directions,
- Gérer et suivre les boites partagées rattachées à la directrice de branche, diffusion des notes Docgen, alimentation de la bibliothèque PF,
- Assurer la gestion du courrier et des courriels de la directrice de branche des prestations (dispatching, suivi des échéances, rédaction, mise en forme),
- Assister les collaborateurs directement rattachés à la direction dans l'organisation de leurs missions (organisation de réunions, plannings...), gérer les réservations de déplacements des collaborateurs de la branche (train, hôtel etc...),
- Assurer le suivi des commandes de fournitures,
- Suivre les dossiers et reporting RH en lien avec le service administration du personnel (transmission et suivi des frais de déplacement, avenant télétravail, temps partiels, statistiques de grève, demandes de télétravail...),
- Assurer une veille des congés et absences dans l'outil dédié (Agape) afin de sécuriser la continuité du service, établir les tableaux de congés,
- Suivre et gérer les effectifs de la branche (cdd et cdi), suivi des recrutements, mise à jour de l'organigramme, mouvement de personnel, mutations, rapports de stage,
- Organiser et gérer les plannings des HS (recensement agents, mise à jour fichiers, transmission SG...),
- Organiser les plannings d'intégration au sein de la branche,
- Accompagner les managers dans la gestion des habilitations (référentiels emploi et ordres de mission),
- Travailler en transversalité avec les autres assistantes de direction
- Assurer la permanence physique du secrétariat de direction en cas d'absence inopinée (accueil, réponse téléphonique et orientation des demandes)

Titulaire d'un Bac Professionnel ou idéalement d'un BTS (secrétaire, assistant de direction, assistant manager...), vous possédez une expérience réussie d'au moins 2 ans sur un poste d'assistante. La fonction requiert les qualités suivantes:

- Sens de l'organisation et des priorités, capacité d'adaptation,
- Rigueur, autonomie et discrétion,
- Dynamisme, réactivité et disponibilité,
- Bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles,
- Capacités d'initiatives et de propositions,
- Sens du travail en transversalité, esprit d'équipe
- Sofk skills : enthousiasme, esprit positif et constructif
- Excellente maitrise d'Office 365 et des outils bureautiques,