Secrétaire Médicale Et HospitaliÈre en

**Descriptif**

PRESENTATION

Service de pédiatrie spécialisée pour la prise en charge du diabète, des maladies endocriniennes de l’enfant et de l’obésité de l’enfant.
Centre de référence pour de nombreuses maladies rares endocriniennes, pour les diabètes rares et pour les obésités complexes. Les enfants sont accueillis en hospitalisation complète, en hospitalisation de semaine, en hôpital de jour et en consultation.
Le service d’hospitalisation complète est situé au point vert +3.
Le service d’hôpital de jour se situe au point bleu niveau 0. Cette structure pluridisciplinaire, accueille du lundi au vendredi, entre 8h00 et 18h00, de 15 à 25 patients pris en charge par les services d’endocrinologie-diabétologie pédiatrique et neurologie pédiatrique pour des bilans étiologiques, des bilans de suivis, ainsi que des traitements.
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COMPOSITION DE L’EQUIPE
L’équipe est composée d’un chef de service, 8 praticiens hospitaliers, plusieurs assistants, 4 à 6 internes, 1 cadre de santé, 2 psychologues, 1 assistante sociale, 1 instituteur, 17 infirmières ou puéricultrices, 1 infirmière en pratique avancée, 4 infirmières d’éducation thérapeutique, 5 diététiciennes, 6 aides-soignants ou auxiliaire de puériculture, 1 secrétaire hospitalière, 4 secrétaires médicales. Un agent logistique assure ses missions sur l’endocrinologie et la neurologie.
L’équipe de l’hôpital de jour d’endocrinologie-neurologie est composée de 2 médecins coordinateurs, de praticiens hospitaliers, d’assistants, d’internes, d’externe, de cadre de santé (commun à tous les secteurs d’hospitalisation), de 4 infirmières ou puéricultrices, de 4 aides-soignantes ou auxiliaires de puéricultrice, d’une secrétaire hospitalière, des secrétaires médicales de chaque spécialité et d’un agent de logistique commun aux secteurs d’hospitalisation.

LIAISONS
HIERARCHIQUES DIRECTES
Coordonnateur général des soins : Mme Cécile FLUSIN - Téléphone : 01.87.89.16.45
Cadre du DMU : Mme Catherine TOFFOLON - Téléphone : 01.40.03.10.40

FONCTIONNELLES
Équipe médicale et paramédicale du service
Environnement médical et administratif du DMU DM’UP
Environnement médical du territoire (médecins de ville, autres hôpitaux,)
Autres unités de soins de l’hôpital et des consultations
Secteurs socio-éducatifs : école, maison de l’enfant, maison de l’ado
Services de diététiques, cuisine, biberonnerie
Réseaux de soins extérieurs : HAD, centres spécialisés, prestataires
ACTIVITES
- Missions Générales

Accueil des patients avec une permanence d’une présence pour recevoir et informer.
Planification des activités liées à l’organisation du séjour du patient.
La secrétaire contribue en collaboration avec ses collègues à l’organisation du travail du secrétariat et à son fonctionnement.
1. Accueil des patients, de leurs familles et des visiteurs
- Accueil physique, orientation des patients et des familles, des professionnels et des partenaires
- Accueil téléphonique des familles et appel chaque soir des parents d’enfants admis le lendemain (heure d’arrivée dans le service)
- Identifier, analyser, prioriser, synthétiser et transmettre les informations ou messages aux professionnels
- Gestion administrative des patients (gestion Orbis, admissions) et participation à la gestion des entrées et des sorties des patients
- Demande d’interprétariat
- Gestion des transports sanitaires
- Remise du livret d’accueil aux familles et questionnaire de satisfaction

2. Gestion, traitement et coordination des programmations liées à l’hospitalisation
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance
- Préparation du dossier médical et du dossier de soins
- Vérification de la bonne codification des patients (UH) et enregistrer le codage de l’activité des unités du service
- Gestion des RDV (consultations spécialisées en hospitalisation de jour ou programmée)
- Gestion des transports sanitaires
- Organisation et archivage du dossier patient, connaitre et respecter le circuit des dossiers patients de l’hôpital
- Suivi des volumes de demandes en attente
- Envoie des convocations par courrier ou mail
- Aide à la distribution du courrier
- Numériser les examens et courriers dans ORBIS
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence : mettre en forme les compte-rendu d’hospitalisation et de consultation
- Réaliser des photocopies et/ou numériser des documents

3. Gestion administrative du service
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine de compétence (diffusion et archivage)
- Commandes bureautiques en liaison avec l’agent de logistique et l’encadrement
- Rangement et stockage des fournitures de bureau/du magasin hôtelier
- Gérer les agendas, les vacations, les listes de garde