Assistant Administratif

Massy est devenue en seulement quelques dizaines d’années le premier pôle économique de l’Essonne. Seule ville de banlieue à disposer d’un Opéra, d’une gare TGV et prochainement du Centre Francilien Georges Pompidou, Massy est structurellement découpée en quartiers, traversée par les lignes de chemin de fer, ce qui lui confère une physionomie singulière. Cette configuration offre une mixité des usages de la ville assez rare en Ile-de-France : se loger (plus de 50 000 habitants), travailler (31 000 emplois), pratiquer des activités sportives (82 équipements, 2 piscines) ou culturelles (Opéra, Conservatoire, Scène de musiques actuelles, 2 Médiathèques ), se rencontrer (360 associations), grandir (31 écoles, 3 collèges, 2 lycées), tout est possible à Massy. Considérée aujourd’hui comme la Capitale Sud du Grand Paris, au cœur du cluster Paris-Saclay, Massy continue de se développer pour offrir à ses habitants et ses visiteurs la meilleure qualité de service possible.

**MISSIONS**

Sous l’autorité du responsable de l’unité petite enfance, vous gérez le secrétariat de l’unité petite enfance. Vous assurez la centralisation et la gestion administrative des pré-inscriptions et le suivi des familles, ainsi que la gestion budgétaire des structures. Vous aurez notamment pour missions

**Accueil téléphonique des familles**:

- Renseignements sur les pré-inscriptions, facturation, tarifs famille,
- Interlocuteur-trice pour tout renseignement d’ordre administratif.

**Centralisation et gestion administrative des pré-inscriptions et admissions des enfants**:

- Préparer et gérer les commissions mensuelles d’admission,
- Garantir le suivi administratif des dossiers,
- Assurer la gestion de la liste d’attente des pré-inscriptions.

**Facturation mensuelle**:

- Assurer la mise en relation avec la direction des Finances et avec la Perception,
- Garantir le suivi des conventions avec les partenaires privés,
- Gérer les impayés.

**Préparation et transmission aux organismes financeurs**:

- Préparer et suivre les demandes de subventions pour les accueils PAP - PAH,

**Secrétariat toutes structures**:

- Assurer le suivi des attestations des frais de garde demandée par les parents,
- Frappe, élaboration, relecture et mise en page de documents divers (courriers, renouvellements d’agréments )
- Garantir les saisies statistiques de l’activité.

**Suivie des opérations comptables des structures**:

- Gérer les bons de commandes,
- Assurer le suivi des factures et relances, mandatement,
- Assurer la gestion des enveloppes comptables des établissements.

**COMPETENCES ET QUALITES REQUISES**:

- Maîtrise de l’outil informatique Word, Excel, PowerPoint, Outlook,
- Connaissance des bases de comptabilité publique,
- Faire preuve d’une grande polyvalence et savoir hiérarchiser les tâches,
- Sens de l’accueil du public, qualités relationnelles,
- Discrétion, confidentialité, rigueur et sens de l’organisation,
- Sens du travail en équipe et en transversalité.
- Poste handi-accessible.

**AVANTAGES LIES AU POSTE**:

- Rémunération selon grilles statutaires + régime indemnitaire,
- 13e mois et prime d’engagement et d’assiduité,
- Congés : 25 CP + 9 RTT, jours de fractionnement,
- Restauration collective,
- Qualité de vie au travail (ateliers bien-être : massages assis, yoga, ostéopathie, kinésiologie, cours d’anglais, activités sportives ),
- Action sociale : COS (Comité d’œuvre Sociale), CNAS,
- Remboursement des frais de transport à hauteur de 75%,
- Participation en cas d’adhésion au contrat Harmonie mutuelle (prise en charge de la moitié de la cotisation dans la limite de 30€/mois)
- Indemnité mobilité douce.

**HORAIRES**:
36h40 hebdomadaires annualisées

Type d'emploi : Temps plein

Avantages:

- Réductions tarifaires
- Restaurant d'entreprise

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- 13ème Mois
- Primes

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Requis)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel