Responsables D’unité Guichet de Proximité

Vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique dans laquelle vous pourrez relever de nombreux challenges - Vous disposez d’une expérience opérationnelle, vous fonctionnez en mode projet, intéressé par l’innovation, rejoignez la création du nouveau Pôle Moyens Généraux, et saisissez l’opportunité de participer à sa co-construction. Les missions du Pôle s’inscrivent au cœur d’une politique dynamique de la Métropole de Montpellier, de 481 276 habitants, telle que la Transition écologique, les achats publics socialement et écologiquement responsables (SPASER), la décarbonation de la mobilité professionnelle.

**MISSIONS?**: Placé sous l’autorité du chef de service, le Responsable d’Unité Pilote et coordonne l’équipe et les activités de son unité. Garant du suivi et du traitement administratif et opérationnel des demandes (PDME, matériels, parking, badges, clefs, contrôles d’accès, gestion salles, déménagements et adaptation du mobilier). Il supervise le guichet de proximité du siège de la Métropole ou de l’Hôtel de Ville. Il développe des méthodes pour viser la performance. Il est force de proposition ayant pour but une amélioration permanente de l’activité et de la qualité de service rendu et attendu.

**Principales activités**:
**1/ Manager, coordonner et évaluer l’unité**:

- Organiser, coordonner et superviser le fonctionnement de l’unité?;
- Piloter, planifier, contrôler et évaluer les missions et activités des agents de l’unité?;
- Garantir la qualité et la continuité du service rendu?;
- Suivre la formation et s’assurer du maintien des qualifications ainsi que du niveau d’expertise de ses collaborateurs?;
- Animer les réunions d’équipe?: informer et communiquer régulièrement auprès des agents?;
- Réaliser les entretiens d’évaluations professionnels des agents de l’unité?;
- Suivre et valider les plannings des congés d’équipe afin de garantir la continuité de l’activité?;
**2/ Organise l’activité de l’unité?**:

- Garantir la qualité et la continuité du service rendu?;
- Superviser la gestion et le traitement des demandes de matériels ;
- Gérer l’accueil de proximité ainsi que les demandes relatives au parking, au PDME ;
- Contrôler le suivi des prestataires des marchés (reporting qualité/fiabilité)?;
- Contrôler et superviser la gestion des stocks (badges, clefs-)?;
- Superviser la gestion et le traitement des demandes bagdes et clefs etc?;
- Contrôler et superviser la gestion des salles?;
- Contrôler et superviser la gestion des déménagements et l’adaptation du mobilier.

**3/ Suivi administratif et Budgétaire?**:

- Participer au montage du budget du service?;
- Gérer et contribuer au renouvellement les stocks ;
- Participer à la rédaction des procédures de fonctionnement de l’unité et veiller à leur mise en œuvre efficace?;
- Superviser le système d’archivage de l’unité?;
- Gérer des actions du service ;
- Définir et suivre les indicateurs de suivi d’activité et le reporting d’activité de l’unité.

**4/ Pilotage et suivi des marchés en lien avec l’activité?**:

- Analyser le besoin en lien avec les activités?;
- Décrire et d’exprimer le besoin de manière transversale en lien avec le service achat?;
- Suivre l’exécution du marché et de réaliser un contrôle des prestations.

5/ Participation aux projets structurants internes ou externes au pôle

Participer à la définition des procédures et outils communs à l’ensemble du pôle?;
Participer à des groupes de travail pluridisciplinaires.

**Activités occasionnelles**:
**Logique de polyvalence service?**: Peut-être amené à seconder ou suppléer son binôme responsable de l’autre unité guichet de proximité. Supplée les agents de son unité en cas d’absence ou en renfort en cas de pic d’activité
Peut suppléer le chef de service ou son adjoint en cas d’absence.

**Profil recherché**:
**Savoir?**: Bonne connaissance des outils logiciel métiers?; Technique et outil de planification?; Connaitre le mode de fonctionnement des collectivités, Méthodologie d'analyse et de diagnostic?; Maitrise les Procédure(s) interne(s) de la commande publique?; Qualité : démarche, méthodes, outils, audit, etc?; Typologie des risques?; Notion des règles budgétaires publics.

**Savoir-faire?**: Valider un diagnostic?; Assurer la relation avec les utilisateurs?; Être force de proposition et savoir adapter ses méthodes de travail?; Mettre en place et faire appliquer les procédures ; Organisation, coordination, planification?; Capacité à faire face à des situations d’urgence et des pics d’activités?; Contrôler les aspects réglementaires?; Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention?; Polyvalence.

**Savoir-être?**: Réactivité?; Adaptabilité?; Communication ; Rigueur?; Esprit d'équipe?; Initiative ; Capacité d’analyse et de synthèse?; Autonomie