Assistant Administratif Aux Relations

**L'entreprise** GRANDE ÉCOLE D’INGÉNIEURS EN INFORMATIQUE**

L’EPITA est une Grande École d’ingénieurs qui forme les meilleurs Computer Scientists de leur génération : ce sont elles et eux qui imaginent et créent le monde numérique de demain.

Notre raison d’être : former des femmes et des hommes autonomes, audacieux, agiles et responsables.

**Description du poste**
Sous la responsabilité de la Directrice des Relations Internationales, le/la assistant(e) administrative aura pour mission principale d’assurer la gestion et le suivi de la mobilité internationale des étudiants avec la gestion administrative des dossiers pour contribuer à l’organisation du Service et le développement de la mobilité académique et du personnel à l’international.

**Missions liées à la mobilité sortante**:

- **Accompagnement administratif des étudiants sortants**:

- Accompagner les étudiants dans l'accomplissement de leurs démarches administratives avant, pendant et après la mobilité (suivi par téléphone/courrier et mise à jour des informations via excel et Sharepoint).
- S'occuper de la création et de la délivrance de documents administratifs requis tels que les relevés de notes et toutes les attestations nécessaires pour l’admission, l’obtention d’un visa, d’un passeport, des assurances etc.
- **Accompagnement pédagogique des étudiants sortants**:

- Traiter le processus de validation des cours avant la mobilité des étudiants
- Orienter et accompagner les élèves dans la construction de leur projet de mobilité(formulation de vœux, coûts, possibilités de financement, processus d’admission, etc.)
- Participer à la coordination des jurys d’attribution de destinations
- Développer du matériel didactique pour améliorer l’accompagnement des étudiants en mobilité sortante (tutoriels en ligne, présentations PPT, bulletins d'information, etc.)
- Assister la gestion des conflits académiques (i.e. problèmes de validation de cours) lors de la mobilité des étudiants en concertation avec l'équipe des relations internationales et le service pédagogique de l'EPITA.
- Aider à suivre le programme EPI Ambassadeurs

**Missions liées à la mobilité entrante**:

- Participer aux actions de promotion de l’EPITA à l’international à travers la réalisation de webinaires en ligne auprès d’un public international.
- Aider à la mise en place du programme Epi Buddy pour améliorer l’accueil des étudiants internationaux
- Soutenir le processus d'accueil des étudiants venant pour des programmes courts
- Participer aux réunions d'intégration et suivre les étudiants pendant leur semestre à l'EPITA.
- **Missions liées aux diverses activités du service**:

- Contribuer à la définition des objectifs du service et à l'organisation des calendriers/procédures de la mobilité entrante et sortante
- Rédiger des supports d’information en français et en anglais pour la promotion des programmes de mobilité,
- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur,
- Mettre à jour le site web en lien avec le département de Communication,
- Participation à des événements organisés pour tous les étudiants internationaux,
- Participer à l’organisation des différents programmes : programme Ambassadeur, buddy program, winter et summer schools.

**Profil recherché** Expériences et compétences requises**:

- Bac +2 en (BTS ou équivalent), avec de préférence une expérience dans la gestion des mobilités étudiantes à l’international dans l’enseignement supérieur.
- Connaissance de l'environnement international
- Connaissance de différents programmes internationaux et européens de coopération
- **Une excellente maîtrise du français et de l’anglais est indispensable**

**(Niveau C1 requis au minimum). Une troisième langue serait un plus.**
- Excellente connaissance MS Office : Excel, Word et PPT

**Savoir-être**:

- Maîtrise des outils de gestion et de communication informatiques, des logiciels courants de bureautique
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Aptitude à rechercher et comprendre l’organisation universitaire en Europe et dans le monde
- Être force de propositions
- Savoir travailler en équipe et rendre compte de son travail
- Savoir travailler dans l’urgence

**Ce que l’on vous offre**:

- 6 semaines de congés payés
- Une participation aux bénéfices de l’entreprise
- Une carte ticket resto et une mutuelle prisent en charge à 60%
- Une journée de télétravail par semaine
- Un CE attractif
- Un partenariat avec Frichti pour vos pauses déjeuner
- La possibilité de travailler régulièrement le weekend sur des évènements commerciaux, rémunérés en heures supplémentaires