Intérim - Assistant de La Direction de La Flotte (H/F)

** Introduction du poste à pourvoir et de sa position dans l'organigramme**

Au sein de l’Ifremer, la Direction de la Flotte Océanographique Française (DFO) a pour mission le déploiement de la Flotte. Elle définit et met en œuvre la programmation de la Flotte océanographique française au service des diverses communautés utilisatrices et a en charge le développement des moyens navals ainsi que leur optimisation. Elle assure le pilotage des contrats avec les structures en charge de l’armement de l’ensemble des navires de la Flotte et coordonne le développement d’accords internationaux relevant des Flottes océanographiques. Elle exerce ses activités au bénéfice de l’ensemble des communautés d’utilisateurs scientifiques françaises.

Missions principales

Vos missions en tant qu’assistant(e) de la direction sont principalement de deux natures:
**Secrétariat du directeur, de la directrice adjointe et de l’adjoint au directeur** en charge de la prospective et du plan de transformation.

A ce titre, vous gérez leurs agendas et missions, anticipez les échéances dans la préparation de dossiers ou l’organisation de réunions internes (Comex DFO toutes les quinzaines, Comités directeur DFO (4 par an)). Vous organisez les réunions de groupes de travail dépendant de la direction, assurez la mise à jour et le suivi des relevés de décisions. Vous assurez la gestion d’événements, et avez des interventions récurrentes pour le renouvellement du Conseil Scientifique de la Flotte, des Commissions Nationales Flottes Hauturière et Côtière, des Comités Locaux d’Evaluation.

**Missions dans le cadre de la gouvernance de l’IR* Flotte.**

Vous assurez le secrétariat du Comité directeur de la Flotte (4 par an), et le secrétariat du Conseil scientifique international de la Flotte (2 sessions plénières par an). Vous planifiez et organisez les réunions, préparez et diffusez les documents de séance en direct et en ligne, publiez les relevés de décision.

Vous assurez le Secrétariat de la Commission Nationale Flotte Hauturière qui implique 42 membres titulaires et suppléants. Ce poste comporte de nombreux échanges (mails, courriers, visio-conférences) avec la Présidente de la CNFH, son bureau, les membres et experts, ainsi que la communauté scientifique française qui dépose des dossiers pour évaluation. En particulier : organisation et préparation des 2 sessions plénières de 3 jours (une en présentiel, une en distanciel), participation aux réunions de bureau (4 à 5 par an) et aux deux sessions plénières, gestion des missions de la trentaine de participants à chaque session plénière, mobilisation d’experts évaluateurs (environ 250), affectation et transmission des documents à évaluer aux experts, réception des évaluations, mise à disposition des documents de séance sur le cloud, mise à jour du contenu sur le site Flotte, gestion des comptes extranet (500 comptes)

Vous gérez le déploiement du Fonds mutualisé d’accompagnement financier des campagnes (FMAC) (une fois par an) : envoi du formulaire aux chefs de mission des campagnes éligibles, réception des dossiers (environ 25), suivi, préparation du tableau pour le comité d’arbitrage, organisation des réunions du comité d’arbitrage, envoi des lettres officielles aux porteurs de projet des subventions accordées, suivi des conventions entre les organismes financeurs du FMAC

Activités principales

Le **secrétariat du directeur** et des deux autres membres de la direction représente de l’ordre de **40 % de votre temps.**

**Les missions vous impliquant dans la gouvernance de la Flotte** représentent de l’ordre de **60 % de votre temps**. Elles se répartissent sur l’année sans trop de recouvrement, ce qui vous permet de les gérer à une seule personne, mais nécessite une très bonne organisation et un sens aigu de la relation. Le secrétariat de la CNFH est la mission la plus chronophage avec plus de 200 experts à gérer.

Champs relationnel

En interne:

- Au sein de la DFO : directeur, directrice adjointe et adjoint au directeur de la DFO, Unité Systèmes Sous-marins (DFO/SM), Unité Navires et Systèmes embarqués (DFO/NSE) et Pôle Opérations Navales (DFO/PON).
- Le secrétariat de la Direction Générale (agendas PDG/DGDs) et les secrétariats des autres directions de l’Ifremer.

En externe:

- Les Terres Australes et Antarctiques Françaises, l’Etat-major de la Marine.
- Le MESR, les directions d’organismes utilisateurs de la Flotte ou membres du comité directeur, la présidence de la CNFH.
- La filiale d’armement Genavir.
- La communauté scientifique française utilisatrice de la Flotte.

**Formation initiale et expériences professionnelles attendues.**

De formation ? (_Voir avec la DRH le type de formation que l’on peut considérer pour ce type de poste), _vous avez une expérience réussie dans la gestion d’un secrétariat de direction. Vous avez assumé cette fonction dans une entreprise privée ou dans un établissement de la sphère publique. Une connaissance et une relative fluidité dans la pratique de l’an