Assistant Administratif Maitrise D'ouvrage

**Novedis PM **est une filiale du Groupe ICF Habitat spécialisée dans la gestion de logements à loyers libres et intermédiaires. À la faveur de ses évolutions, Novedis PM se développe depuis 2019 dans l'activité de Property Management : l'administration de biens pour le compte de tiers. Nos équipes pluridisciplinaires interviennent sur tous les champs de la gestion immobilière et de la relation client, en proposant aux propriétaires de parcs immobiliers une gestion optimisée de leurs biens répartis sur l’ensemble du territoire national et en particulier dans les grandes métropoles

Rattaché(e) au Responsable Pôle Maitrise Ouvrage de Novedis PM, vous accompagnez les chargés d’opérations dans leur activité au quotidien pour le suivi administratif, financier et technique et plus largement vous apporter votre contribution administrative dans la cadre de la continuité de service.

Vous préparez, rédigez de courriers, comptes-rendus, des présentations et des rapports divers ainsi que la mise à jour des tableaux de suivi.

Grâce à vos compétences administratives vous assistez à différents niveaux l’équipe maîtrise d’ouvrage dans les différentes étapes de montage des opérations:

- Elaboration et suivi des autorisations administratives (PC, DP)
- Participation aux différentes phases de consultations en collaboration avec la Direction des achats,
- Préparation des marchés OS, projets d’avenants et DGD.
- Préparation des comités de clôture d’opérations : prise de rendez-vous, constitution des dossiers à présenter lors des comités.

Vous constituez également les dossiers dommages-ouvrages, de la souscription à la clôture de l’opération (suivi et transmission des documents justificatifs au courtier),

Vous instruisez les dossiers sous-traitants : de la constitution du dossier, au contrôle des documents fournis, à la mise en signature jusqu’à diffusion auprès des différentes instances internes et externes.

Vous contribuez en collaboration avec les chargés d’opérations et le Responsable Pôle Maitrise Ouvrage au suivi des tous les investissements dans la mise à jour des informations dans l’outil de gestion GOP et IKOS mais également en étant le contact privilégié du pôle comptabilité pour le recueil des informations financières.

Vous participez aux actions de communication liées aux opérations (mise en forme de présentations d’information locataires) et ponctuellement aux réunions de chantiers, d’études

Vous renseignez les outils internes de gestion (IKOS pour les commandes et création des tiers et GOP, gestion des opérations), constituez les dossiers des Certificats d’Economie d’Energie (CEE), assurez le reporting et la mise à jour des tableaux de bord de suivi d’opérations et contribuez à mettre en place un nouveau mode de classement informatique sécurisé pour faciliter la clôture ou le transfert des opérations.

Dans le cadre de la continuité de service au pôle Maitrise Ouvrage et ponctuellement auprès des Directions du siège, vous intervenez également sur les aspects administratifs et organisationnels : courrier, logistique, à la mise à jour des agendas et à l'organisation des déplacements..., en collaboration avec l'assistante de direction du siège.

Ce poste suppose une formation de niveau BAC+2 avec une expérience en assistanat ou gestion administrative. Idéalement, vous disposez également d’un bagage technique.

La maîtrise des outils informatiques et bureautiques est indispensable et la connaissance d’IKOS est un plus.

Pour la bonne exécution de votre mission, vous saurez faire preuve d’organisation, de rigueur et d’initiative. Votre esprit d’équipe et votre bon relationnel vous permettront d’échanger avec efficacité avec l’ensemble de vos interlocuteurs.

Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité.

Vos qualités rédactionnelles, votre esprit d’analyse et de synthèse seront de précieux atouts.

Rejoindre l’équipe maitrise ouvrage de Novedis PM s’est intégrer une équipe qui travaille dans un bon état d’esprit coopératif et dans la bienveillance. Nous sommes prêts à vous accueillir au sein de notre team dans laquelle vous trouverez des collègues professionnels, sérieux et engagés.

Rejoindre ICF Habitat, c’est
- Adhérer à ses valeurs : créer le lien, partager pour progresser et œuvrer pour la qualité
- Apporter sa pierre à l’édifice en contribuant à une mission sociale.
- Intégrer un Groupe qui a su se renouveler et prendre le virage du digital.
- Développer de nouvelles compétences grâce à la diversité de vos missions.
- Trouver une entreprise dont la longévité n’est plus à prouver de par ses 93 ans d’histoire.
- Bénéficier d’un package de rémunération attractif et de conditions flexibles (télétravail).

Type d'emploi : CDI

Salaire : 27 000,00€ à 30 000,00€ par an

Avantages:

- Épargne salari