Cadre Administratif

**Missions**

La direction générale de GROUPE SOS Solidarités comprend un Directeur Général, 2 directeurs généraux délégués 2 directeurs généraux adjoints, une direction administrative et financière, une Direction des Ressources Humaines, une Direction de la performance, une Direction des Systèmes d’Information, une Direction Qualité ainsi que des collaborateurs en charge du développement et de la communication.

Placée sous la responsabilité du Directeur de la performance, vous avez en charge le bon fonctionnement administratif, logistique /achats et comptable du siège et sa coordination avec les équipes administratives des établissements.

Vous assistez les directions dans la gestion des tâches administratives courantes du siège.

Vous êtes en lien avec les partenaires extérieurs (financeurs, administrations publiques, fournisseurs etc.) et également avec la Direction du Développement Durable et des Achats dur GROUPE SOS pour la gestion des contrats cadres.

Vous supervisez l’assistante de direction du siège (et 1 alternant ou stagiaire le cas échéant) qui aura la charge du bon fonctionnement administratif du siège.

**Activités principales**

**Processus administratifs**

Mise en place de tous les process administratifs de la direction générale et des outils de suivi

Sécurisation ou création des processus administratifs internes du secteur Solidarités, accompagnement des secrétaires et assistantes de direction des établissements en lien avec leurs hiérarchies, particulièrement en cas d’ouverture d’un établissement.

Participation à la fluidité de la communication entre la direction générale et les
établissements, ainsi qu’au sein de la direction générale.

**Administration de la direction générale et du siège**

Organisation de réunions ou d’événements, suivi du calendrier institutionnel annuel

Participation au CODIR mensuel, rédaction et suivi des relevés de décision
- Les missions décrites dans cette fiche ne sont pas limitatives. Elles pourront donc évoluer en fonction du contexte externe et interne, et seront revues notamment lors de chaque entretien annuel d’évaluation._

**Fiche de poste Cadre Administratif**
- **Filière professionnelle Administration/Gestion**_

Suivi des circuits de signature des documents

Suivi du bon traitement du courrier entrant et sortant

Déclaration de sinistres auprès de l’assurance

Participe à l’animation du service et à la qualité de vie au travail.

**Comptabilité et finance**

Mise en place de tous les process comptables et financiers de la direction générale et des outils de suivi : process gestion du coffre, suivi des cartes bancaires et des droits, suivi des refacturations aux établissements en lien avec la comptabilité

Participation aux clôtures des comptes annuels : suivi des circularisations et des habilitations bancaires

Suivi du bon traitement des devis, factures, notes de frais, mises en paiement et encaissements

Gestion des procurations bancaires et le cas échéant des délégations

Gestion et suivi des reçus fiscaux

**Conventions et Contrats**

Suivi des conventions de financement notamment (mise en validation, autorisation de signature, envoi, transmission )

En lien avec la DDA du Groupe, les établissements, et les prestataires, aide à la mise en place des contrats cadres et suivi de la vie des contrats (déclarations, mises à jour, sinistres, etc)

**Gestion des salles et des espaces (bureau, formations)**

Création des procédures et outils permettant d’assurer la gestion des salles internes

Gestion des réservations, établissement des devis, suivi financier

Supervision du recours aux espaces et salles externes

**Management de l’équipe administrative du siège**

Participe au recrutement de l’assistant.e de direction et des autres membres de l’équipe

(alternant.e.s, stagiaires)

Management hiérarchique (objectifs, évaluation, accompagnement)

Met en place et pilote l’organisation des missions du service
- Les missions décrites dans cette fiche ne sont pas limitatives. Elles pourront donc évoluer en fonction du contexte externe et interne, et seront revues notamment lors de chaque entretien annuel d’évaluation._

**Fiche de poste Cadre Administratif**
- **Filière professionnelle Administration/Gestion**_

De manière globale, veille au bon fonctionnement su siège, à la bonne réalisation des missions de l’équipe et à la bonne coordination avec les autres directions, en particulier les équipes RH et finances

En fonction des besoins du service, vous pouvez être amenée à réaliser d’autres tâches voire initier vous-même des évolutions de l’organisation de l’équipe et des tâches respectives

**Rattachement hiérarchique**

Directeur de la performance

**Compétences**

**SAVOIR-FAIRE**
- Capacité d’organisation, gestion du temps
- Capacité à formaliser et rédiger
- Capacité à créer des outils de travail, à innover
- Maitrise des outils bureautiques

**SAVOIR-ETRE**
- Avoir un grand sens de la discrétion et de la confidentialité
- Avoir le sens de la commun