Assistante de Direction

**Le FIAP Paris recrute un/une**

**Assistant(e) de direction**

Le FIAP, Centre international d’hébergement et de séminaire au cœur de Paris accueille principalement une clientèle internationale constituée de groupes de jeunes pour la partie hébergement et d’une clientèle d’adultes français pour la partie séminaires.

Le FIAP est doté de près de 500 lits, d’un self, d’un restaurant, d’un bar, d’un auditorium et de 36 salles de réunions répartis sur une surface de 12 000 m2.

L’Assistant(e) de direction aura pour principale mission d’assister l’équipe de direction, afin d’optimiser la gestion de son activité en assurant la gestion administrative de l’association.

**Participe à la gestion administrative de l’association **(Bureau, CA, AG, instances représentatives du personnel):

- _Prépare et organise la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques )._
- _Prépare et contrôle les dossiers nécessaires à la tenue des réunions (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions )._
- _Assure en amont la préparation et le suivi des dossiers._
- _Assiste aux réunions et en rédiger les comptes rendus._

**Support administratif du CODIR**
- _Gestion du courrier, des appels téléphoniques et de l’accueil physique._
- _Organisation et préparation des réunions de travail (calendrier, réservation de salles, restaurant, déplacement)_
- _Structure et assure la transmission des informations en interne et en externe _
- _Rédige des supports de communication (notes, correspondances, rapports, comptes rendus à partir des consignes données._
- _Rassemble et met à jour les éléments de suivi (tableaux de bord )._
- _Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons._
- _Assurer le suivi des bons de commande._
- _Organise le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)._
- _Gère et actualise la documentation professionnelle et réglementaire._
- _Rend compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer._

**Assistance à la fonction RH.**

Liens hiérarchiques:

- Sous la responsabilité de la Responsable administratif et RH et en lien direct avec tous les services du FIAP.

**Conditions et rémunération**
- Date de démarrage : ASAP
- Type de contrat : CDI - Temps plein 34,20 h
- Rémunération : 2394€ brut mensuel / 13 mois

**Avantages**:

- Prime repas
- Mutuelle et restaurant d’entreprise.
- Prime intéressement
- RTT

**Profil recherché**:
Niveau : BTS SAM/GPME et/ DUT ou Licence pro management des organisations.

Vous disposez d’une bonne expérience sur un poste similaire

Vous maîtrisez les procédures internes concernant les informations à traiter et les fonctionnalités courantes à avancées des outils bureautiques Word, Excel, Powerpoint et messagerie (Outlook, Gmail)

Vous avez de grandes capacités organisationnelles : définition des priorités, forte réactivité, changements rapides et réguliers de sujets, le sens du contact téléphonique et de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles, vous avez le sens de l’initiative, vous êtes rigoureux (se) et méthodique et êtes autonome dans le travail.

Une connaissance dans le domaine d’activité du FIAP serait un plus.

Venez rejoindre une équipe dynamique, nous serions ravis de discuter avec vous

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 394,00€ par mois

Avantages:

- Intéressement et participation
- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise
- RTT

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

- 13ème Mois

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 3 ans (Requis)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel