Assistant(E) Administratif(Ve)

**PRESENTATION DE MINES SAINT-ETIENNE***

Mines Saint-Étienne est une École d’ingénieur.e.s responsable, moteur d’innovations à impact sociétal, 10ème au classement national de l’Etudiant. Elle s’appuie sur ses enseignants-chercheurs et son personnel administratif et technique pour relever les défis de grandes transitions du XXIe siècle. Forte de son histoire de plus de 200 ans, de l’excellence de ses personnels, elle assure les missions de formation, de recherche et d’innovation, de transfert vers l’industrie et de culture scientifique, technique et industrielle. C’est l’une des meilleures « technological universities » en Europe, faisant partie de l’Institut Mines-Télécom au niveau national et du Collège Ingénierie au niveau de la région Auvergne-Rhône-Alpes. Sa croissance rapide de 1700 étudiants en 2017 à 2400 étudiants en 2024, accompagnée d’une forte diversification de formations et lauréate d’un projet « Campus du Futur », implique l’ouverture de nouveaux postes à la direction de la Formation.

**UNE ECOLE DE L’INSTITUT MINES-TELECOM**:
L’École Nationale Supérieure des Mines de Saint-Étienne (Mines Saint-Etienne), école de l’Institut Mines Télécom (IMT) depuis le 1er janvier 2017, est située sur trois campus : Saint-Étienne (Loire, avec 3 sites de formation et de recherche) Lyon (Rhône, site de Charbonnières-les-Bains) et Provence (Bouches-du-Rhône, site de Gardanne de formation et de recherche). Elle est structurée en 5 centres de formation et de recherche, un centre de culture scientifique, technique, industrielle. Actrice de nombreux projets de développement en France et à l'étranger assurés par 480 personnels et disposant d’un budget consolidé de 50 M€, elle offre un environnement de travail de qualité, des missions variées et des possibilités d’évolution en interne.

**ENVIRONNEMENT DU POSTE**:
La direction de la Formation (DF) est structurée en 5 pôles : Scolarité Saint-Etienne, Scolarité Provence (où le présent poste est affecté), Professionnalisation, International et Ingénierie pédagogique.

Les services de scolarité assurent les processus administratifs allant de l’inscription à la diplomation en tant qu’étudiants de Mines Saint-Etienne pour l’ensemble de cursus de Mines Saint-Etienne, notamment sur le campus Provence:

- Ingénieur Systèmes Microélectronique et informatique (ISMIN), sur le Campus Provence ;
- Diplômes nationaux de Master, dont 1 enseignés intégralement en anglais ;
- 2 Parcours de formation spécialisée (Mastères Spécialisés, de la CGE) ;
- 1 cursus d’Ingénieur sous statut salarié en Systèmes Electroniques Embarqués, en partenariat avec l’ISTP (Institut Supérieur des Techniques de la Performance, en apprentissage

La Direction des Formations du Campus Aix-Marseille Provence recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) en contrat à durée déterminée d’un an (renouvelable), à temps incomplet à hauteur de 70% pour compléter l’équipe existante.

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**POSTE ET MISSIONS**:
La personne retenue interviendra sous l’autorité du responsable du pôle Scolarité du Campus Provence, sur l’ensemble des missions, en liaison avec les autres personnels du pôle et de la DF.

Ces missions concernent la gestion administrative de formations sous statut apprenti et sous statut étudiant:

- Edition certificats de scolarité, attestations diverses et relevés de notes
- Absences élèves : édition fiches d’émargement, flash des absences et alerte hebdomadaire aux gestionnaires
- Participation à la préparation des examens
- Stages élèves : recueil des fiches descriptives, édition des conventions, signature, envoi et suivi etc...
- Gestion des ordres de mission et frais de déplacement élèves
- Préparation des dossiers vacataires
- Réalisation des commandes occasionnelles du service et fournitures DF
- Réservation de salles (hors planning géré par les gestionnaires)
- Gestion des dossiers de rentrée des étudiants (inscriptions des nouveaux élèves et réinscriptions)
- Support pour les retours taupe et les cérémonies de remise du diplôme
- Répertoriage CVEC
- Dossiers de Bourses CROUS
- Gestion des régies de scolarité ISMIN et restauration des élèves du Campus Provence
- Accompagnement dans l’inscriptions administrative et la diplomation des élèves du MS DSD IoT
- Support au gestionnaire dans l’organisation et la planification des périodes à Gardanne des élèves SEE Systèmes Électroniques Embarqués (ISTP). Organisation soutenances/examens et recherche de logement.
- Continuité de service DF en cas d’absence d’un autre agent et diverses missions administratives

En fonction de besoins, l’assistant(e) de scolarité pourra être mobilisé(e) sur d’autres missions comme : organisation administrative - voire participation à la surveillance des examens et concours, soutien à l’organisation d’événements organisés