Secrétaire - Gestionnaire de Dossiers Pour Les Sections B &c (H/F)

**Référence**: DRH/SECBC/CDI/SEC
**Contrat**: CDI
**Localisation**: Levallois-Perret (92)/ Paris (8ème)
**Date de publication**: 28/01/2025
L’Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer.
Il est chargé par la loi de remplir des missions fixées par le Code de la santé publique:

- assurer le respect des devoirs professionnels,
- assurer la défense de l’honneur et de l’indépendance de la profession,
- veiller à la compétence des pharmaciens,
- contribuer à promouvoir la santé publique et la qualité des soins, notamment la sécurité des actes professionnels

L’Ordre des Pharmaciens regroupe plus de 74.000 professionnels en exercice. Il comporte 7 sections regroupant les pharmaciens en fonction de leur activité (titulaires d’officine, pharmaciens fabricants ou exploitants, pharmaciens de la distribution en gros, pharmaciens adjoints d’officine, pharmaciens des D.O.M et collectivités d’Outre-Mer, pharmaciens biologistes et pharmaciens hospitaliers).
La Section B rassemble les pharmaciens de l’industrie (fabricants, importateurs, exploitants de spécialités pharmaceutiques - environ 4.100 inscrits) et la Section C, les pharmaciens de la distribution en gros (grossistes répartiteurs, dépositaires, distributeurs en gros à l’exportation
- environ 1.200 inscrits).
Les deux sections sont gérées par un même service composé d’un Chef de Service, d’un Adjoint et de 3 secrétaires chargées de la gestion administrative des dossiers des pharmaciens.
**C’est dans ce cadre que nous recherchons un**:
Secrétaire - gestionnaire de dossiers (h/f)
Votre activité s’articule entre, d’une part, la gestion administrative du tableau de l’Ordre et la relation avec les pharmaciens et, d’autre part, des activités de communication et évènementielles.
Ainsi, sous l’autorité du Chef de service ou de son adjoint, vous prenez en charge:
La gestion administrative du tableau de l’Ordre des pharmaciens des 2 sections comprenant, dans le respect de la réglementation et des procédures en vigueur : l’enregistrement et le traitement des demandes, la vérification de la complétude et de la conformité des pièces constitutives des dossiers, le suivi de l’instruction des dossiers, la saisie informatique, l’archivage électronique des documents
La gestion de la communication des deux sections et la contribution à l’organisation d’évènements : actualisation du site internet, proposition et diffusion de mailings aux pharmaciens, suivi des posts LinkedIn, organisation de webinaires ou rencontres
Vous apportez également votre appui pour d’autres activités telles que la gestion administrative des contentieux disciplinaires, le support à l’organisation de réunions (groupes de travail, réunion des instances), des contrôles (obligation de formation des pharmaciens - DPC).
Titulaire d’un Bac + 2/3 en secrétariat, gestion, administration, vous disposez d’une première expérience administrative (gestion et traitement de dossiers) acquise dans le secteur de la santé ou dans tout autre secteur réglementé. Une expérience sur des activités de communication serait un plus.
Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques (plusieurs logiciels internes, messagerie de masse, GED) et maîtrisez Pack Office (notamment Excel). Vous êtes à l’aise à l’écrit (qualités rédactionnelles, orthographe) comme à l’oral (nombreux contacts téléphoniques).
Méthodique et rigoureux, vous disposez d’un bon relationnel. Votre capacité à intégrer une cadre réglementaire spécifique, votre sens du service et de l’équipe feront la différence pour réussir dans ce poste.
CDI à temps plein à pourvoir dès que possible
Poste basé à Levallois jusqu’à l’été 2025 puis à Paris 8ème (Parc Monceau).
**Rémunération**: en fonction de l’expérience.
**Avantages**: 35h avec horaires variables, mutuelle et prévoyance, épargne salariale, Tickets restaurants, Charte du télétravail