Assistant Administratif RH/gestion

Au sein de l’établissement:

- Assister le Directeur
- Assurer le secrétariat de l’établissement
- Gérer la comptabilité de proximité et la gestion administrative RH
- Assurer l’accueil et la communication

Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’établissement - réception des appels téléphoniques, filtrage, transfert Traiter le courrier

Gérer l’agenda et la boîte mail de l’établissement
- réunion d’équipe
- agenda annuel
- organisation d’événements

Assurer l’assistanat administratif de l’établissement
- rédaction et mise en forme de documents, courriers ou publipostages
- suivi des stocks et gestion des commandes de fournitures
- suivi du parc de véhicule - gestion des assurances (gestion des sinistres)
- suivi du parc de téléphonie et reprographie
- Contrôle et suivi des effectifs : (alimentation des outils de suivi informatique des effectifs dans le respect des procédures AA et tableaux de bord. Contrôle de la cohérence entre les différents outils de suivi et garantie de la fiabilité des informations.)

Gérer la comptabilité de proximité de l’établissement (mais saisie sur le logiciel de comptabilité réalisée par un service centralisé) en lien avec le book de proximité
- Interface avec les services du CFIR Toulouse : transmission de l’ensemble des documents nécessaires à la saisie comptable - Interface avec le contrôleur de gestion : transmission de l’ensemble des éléments nécessaires au suivi budgétaire (effectifs, budgets )
- Trésorerie : suivi caisse et compte bancaire de proximité : suivi des opérations relatives aux dépenses/recettes de proximité, identification mouvements bancaires sur relevé de compte SG (subventions, virements services sociaux )
- Etablissement de notes de débit diverses (refacturations internes)
- Etablissement OD en cas d’erreur d’affectation comptable ou analytique
- Suivi petits investissements Règlements fournisseurs : suivi des Bons à Payer, établissement de virement ou de chèques divers (par exception)
- Contrôle des justificatifs et règlement des notes de frais Mise en place et suivi des avances permanentes et provisoires
- Etablissement factures et suivi de la facturation
- Clôtures mensuelles et annuelles des comptes (relecture des grands livres, process annuel)
- Participer en lien avec la directrice au suivi des conventions et notamment aux obligations légales d’archivage associées

Gérer les dossiers du personnel de l’établissement
- A l’embauche : Lettre d’embauche, contrat de travail, DUE, affiliation diverses du salarié (mutuelle ), saisie du dossier du salarié dans le logiciel ACCES RH, registre du personnel
- Au quotidien : gestion des visites médicales, suivi du supplément familial, prêt d’honneur, déclaration accident du travail, certificat de travail, solde de tout compte

Gestion des arrêts de travail Suivi administratif du plan de formation

Autres tâches : participation au bilan social, élaboration de la déclaration annuelle obligatoire des travailleurs handicapés,

Gestion de la paie : récolte et saisie des éléments variables de paie, gestion des entrées sorties

Gestion des congés payés, planning des CP salariés en insertion et permanents

Gérer les adhérents et bénévoles
- Saisie du planning paniers
- Gérer le planning des encaissements

Etablir et distribuer les fiches semestrielles

Accueillir et présenter le chantier d’insertion aux futurs adhérents

Organiser les réunions bénévoles

Mettre en place le planning bénévole

Communiquer auprès des bénévoles

Gérer le commercial
- Page facebook
- Communication avec bénévoles et adhérents

Ventes de légumes et stocks

Suivi des commandes des professionnels

Qui sommes nous ?

Bienvenue chez ETTIC

Ettic coopérative d'emploi spécialisée dans les secteurs du social, médico-social, service à la personne, intervient dans les domaines du handicap, de la protection de l'enfance...

La coopération au service de l'accompagnement des personnes fragiles. Ettic, créée par et pour des acteurs du secteur associatif, est fière de mettre en avant ses valeurs de bienveillance, de solidarité et d'humanité. En tant que coopérative non lucrative, Ettic entreprend au service du bien commun.

Notre métier : proposer des missions courtes, moyennes et longues ainsi que des CDI chez nos plus de 450 établissements coopérateurs.