Office Manager Cdd

Bienvenue dans notre monde fabuleux. Nous sommes TheFork. Notre mission est d'apporter le bonheur à travers des expériences culinaires incroyables, grâce à nos 3 principaux produits:
️ TheFork Manager : l'outil pour numériser les opérations de restauration et être en plein contrôle de votre entreprise

TheFork Pay & gift cards : la nouvelle et incroyable expérience de paiement sur notre app

Créateur d'un modèle unique qui a bouleversé l'industrie de la restauration il y a 15 ans, nous sommes maintenant la principale plateforme de restauration en Europe et en Australie. Nous vivons une période de croissance passionnante, et nous avons besoin des plus grands à bord. Ensemble, nous réaliserons nos rêves les plus fous Nous croyons fermement que notre mission ne peut être accomplie que si nous apportons aussi le bonheur à notre environnement de travail. Pour ce faire, nous offrons un environnement souple, multiculturel et positif où chaque personne a l'espace nécessaire pour grandir.

Nous cultivons cette culture heureuse grâce à nos valeurs fondamentales : We are better together - We act like an owner - We genuinely care for our users and customers - We believe in transparency - We never stop learning - Speed wins

Et nous faisons aussi partie de la grande famille Tripadvisor ❤️

With love,

Tes futurs buddies, les Forkies

Le département est formé de 7 Office Managers situées dans nos différents bureaux à travers l'Europe (Espagne, Italie, France, etc) et qui gèrent nos bâtiments et le bien-être de nos plus de 900 employés.

Bien que travaillant à distance, cette équipe soudée travaille en étroite collaboration sur différents projets transversaux créant des synergies constructives.

Le/la Office Manager que nous recherchons sur Nantes devra s'inscrire dans cette dynamique d'équipe et reportera directement à la Manager du département, la Senior Office Manager basée à Barcelone.

**What you will do**:
Vous serez en charge de l'accueil de notre bureau nantais:

- Accueil et orientation des collaborateurs et visiteurs
- Traitement des demandes internes quotidiennes
- Gestion des badges et télécommandes pour le parking
- Gestion des livraisons. Réception et envoi de colis et de plis (coursiers etc)
- Prise d'appels et de message, informations des personnes concernées

Vous serez responsable de la gestion quotidienne/administrative des services internes à l'entreprise

Courrier/mails

o Traitement des mails et des demandes de renseignements

o Tri et transmission du courrier

o Envoi de plis/colis

Support à la réservation de voyage:
o Savoir utiliser notre plate-forme de réservation de voyages Egencia pour aider nos collaborateurs : création de profils, réservation de voyages dans le cas de venue de visiteurs, etc.

Autres:
o Gestion des réservations de salles de réunion internes (aider les collaborateurs à trouver des salles de substitution par exemple)

o Commande de repas d'équipe

o Commande des cartes de visite

o Gestion des événements familiaux : commande et envoi de présents pour les événements importants de la vie des collaborateurs

o Scan et saisie des contraventions des voitures

o Saisie et scan des factures relatives au budget du département

o Accueil et supervision des intervenants réguliers (personnel de ménage, personnel de maintenance, jardiniers, livreurs )

Gestion des fournitures

o Vérification, gestion des stocks et commandes récurrentes de café, thé, bière et autres produits alimentaires (lait, jus, etc)

o Commande des fournitures de bureau et consommables

Vous participerez au développement de l'offre bien être pour nos collaborateurs:
Participation à l'organisation des événements internes:
o Elaboration de propositions pour favoriser l'engagement des salariés au bureau,

o Organisation des afterworks, petits déjeuners, déjeuners, activités pour les employés nantais

o Participation à l'installation des évènements internes (décors, réception du traiteur)

**Who you are**:

- Min. 2 ans d'expérience dans le même poste et de préférence dans un environnement et une entreprise de taille similaires.
- Une attitude positive, amicale et que vous aimez travailler en équipe.
- D'excellentes compétences en gestion du temps et priorisation des tâches
- Si vous voulez apprendre et grandir dans une entreprise à l'esprit jeune et internationale
- Une capacité à développer des relations de travail efficaces avec les employés à tous les niveaux de hiérarchie et de bonnes compétences en communication
- Vous êtes une personne soucieuse du détail, proactive et qui résout les problèmes facilement
- Une autonomie dans votre travail et vous aimez prendre des initiatives
- Une maîtrise de l'anglais et du français (Excellentes compétences en communication écrite et verbale dans les deux langues)
- Une flexibilité et une capacité à travailler dans un environnement dynamique

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