Office Manager

**Description**:
Vous aimez que les choses soient **bien faites, dans le bon ordre, et dans les bons délais** ?
Vous êtes à l’aise avec les process, l’organisation, le suivi administratif et le service client ?
Ce poste est central dans la vie du cabinet et au cœur de son bon fonctionnement au quotidien.
Notre client est un **cabinet d’expertise-comptable à taille humaine**, basé à **Vaucresson**, en forte interaction avec ses clients et ses équipes internes. Le poste d’Office Manager est un **véritable rôle pivot**, en lien direct avec la direction.

En lien direct avec la dirigeante du cabinet, vous assurez la **gestion administrative, organisationnelle et opérationnelle** du cabinet.

**️ Organisation & process internes**:

- Suivre et appliquer les **process existants** (ils sont nombreux et structurés)
- Accompagner la direction au quotidien avec fiabilité, méthode et empathie

**Onboarding & suivi clients**:

- Suivre le **process d’entrée des nouveaux clients** de A à Z:

- Création des comptes dans les outils comptables et internes
- Création des accès aux outils clients
- Préparation et suivi des lettres de mission
- Mise en place des mandats (prélèvement, outils bancaires, signatures électroniques )
- S’assurer qu’**aucune étape n’est oubliée**, dans des délais courts et maîtrisés

**Facturation & administratif**:

- Établir les factures via l’outil dédié
- Respecter scrupuleusement les consignes indiquées dans le tableau de facturation
- Suivre les règlements, appliquer les process de relance **avec tact et efficacité**:

- Avoir des notions ou une sensibilité à la **RFE** (ou être prête à monter en compétence rapidement)

**Accueil & vie du cabinet**:

- Répondre au téléphone et **accueillir les clients**:

- Gérer les agendas de la direction
- Participer à la bonne tenue et au bon fonctionnement des locaux (oui, parfois sortir les poubelles quand il le faut)

**Juridique courant & formalisation**:

- Établir les **lettres de mission** selon les modèles du cabinet
- Suivre les évolutions réglementaires (site de l’Ordre, outils complémentaires)
- Appliquer les process existants tout en intégrant leurs évolutions

**Exigences**:

- Expérience réussie sur un poste d’**office manager, assistant administratif senior ou assistant de direction**, idéalement en cabinet
- Très à l’aise avec l’**informatique** : Excel, Word, outils internes, facturation, signature électronique, CRM
- Forte capacité d’organisation, sens du détail et respect des procédures
- À l’aise dans le **relationnel client**, avec une communication professionnelle et bienveillante
- Sens du service, fiabilité, implication et bon esprit d’équipe
- Capacité à travailler en proximité avec la direction, avec intelligence émotionnel