Assistant(E) Achats

**À propos de nous**:
Qui sommes-nous ?
Seqens est un acteur global du logement en Ile-de-France.
Avec un parc de 108 000 logements, dont 11 000 logements dits spécifiques, Seqens s’illustre par un maillage territorial fort : notre patrimoine est présent dans plus de 342 communes franciliennes.
« Donner à chacun sa chance en innovant pour l’habitat »
En 2022, Seqens est devenue la première Société à mission du groupe Action Logement.
Être Société à mission, c’est poursuivre des objectifs sociaux, sociétaux et environnementaux ambitieux, inscrits dans les Statuts de l’entreprise

**Mission**:
Au sein de la Direction des Achats et marchés, sous la responsabilité de la Responsable Achats, vous procédez à la gestion administrative des consultations et des appels d'offres dans le respect du Code de la Commande Publique.

Dans ce cadre, vous assistez tant la Responsable Achats, que les acheteurs dans la gestion de leurs dossiers de consultations et d'appel d'offres.

En qualité d'Assistant Achats, vous:

- Créez les dossiers au fur et à mesure dans le serveur partagé, avec tous les documents-types et ajoutez chaque dossier au tableau de suivi, en renseignant les éléments-clés
- Assurez l'ouverture des offres via la plateforme en ligne ou l'outil Achats dont la Direction des Achats et marchés se dotera, et réalisez le tableau d'agrément
- Demandez les éventuelles pièces manquantes aux soumissionnaires via les « demandes complémentaires » en ligne, après coordination avec l'acheteur ou Responsable Achats en charge du dossier
- Mettez à jour le tableau d'agrément au fur et à mesure de la réception des pièces
- Assurez le suivi des questions / réponses des soumissionnaires en relation avec l'acheteur en charge et / ou les opérationnels, en récupérant puis transmettant les questions / réponses via la plateforme
- Rédigez les courriers de convocation aux négociations puis les envoyez en ligne
- Rédigez les courriers de notification puis les envoyez en ligne
- Aidez les acheteurs dans la complétude du fichier de suivi des actions par dossier
- Priorisez vos actions en fonction des dates de remise des offres et des jalons opérationnels qui vous seront communiqués, avec l'aide de la Responsable Achats
- Pourrez mener les actions de A à Z inhérentes aux consultations courantes et les demandes relatives à la gestion des accords-cadres à marchés subséquents
- Archivez et classez les dossiers
- Rédigez des comptes-rendus de réunions, programmez des réunions avec des collègues ou fournisseurs à la demande de la Responsable Achats, et ponctuellement de la Directrice Achats en cas d'absence de l'assistante dédiée
- Vous participez à toutes autres missions en lien avec l'activité du service, notamment en lien avec les réunions ou commissions

**Profil**:
**Formation**: De formation Bac +2, vous êtes très rigoureux/se, avec le sens de l'organisation et de la priorisation.

**Compétences**: Vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, êtes à l'aise sur Excel, Word, Powerpoint. Doté(e) d’une expérience solide sur Excel et Word, vous savez mener vos missions avec rigueur et proactivité

**Qualités requises**: Vous êtes à l’aise avec les tâches administratives, y compris les plus répétitives. Vous travaillerez à partir de documents types à compléter pour chaque projet. Doté(e) d’un bon esprit d’équipe et d’entraide, vous communiquez efficacement avec vos collègues pour les tenir informés de votre avancement, obtenir des informations ou faire valider certains éléments