Agent Administratif Bureau Des Entrees

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

AGENT ADMINISTRATIF BUREAU DES ENTREES - Secteur Etat Civil USLD - SSR - HAD - IVG à 100%

**CONTRAT**

CDD; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Le Centre Hospitalier de VICHY

RECRUTE

AGENT ADMINISTRATIF BUREAU DES ENTREES SECTEUR ETAT CIVIL USLD SSR HAD IVG

(H/F)

POLE : DEFI

SERVICE : BUREAU DES ENTREES

Poste à 100%

CDD, mutation, détachement

URGENT

RENSEIGNEMENTS A:
Christine FRANÇOIS

Attachée d'Administration Hospitalière

Service des Admissions

Tél : 04.70.97.34.35

CANDIDATURES A:
Madame Françoise PERONNEAU

Secrétariat D.R.H

04.70.97.35.16

CENTRE HOSPITALIER DE VICHY

Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales

BP. 2757

03207 VICHY CEDEX

FICHE DE POSTE ANNEXEE:
Référence informatique n° : BURENT_ECUS_001

Documents à transmettre:
L'envoi d'un CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Copie carte d'identité

FICHE DE POSTE

CENTRE HOSPITALIER DE VICHY

Service Formation - GPMC

FICHE DE POSTE

Référence informatique n° : BURENT_ECUS_001

Diplôme ou niveau requis

Bac à Bac + 2 idéalement dans le domaine administratif et/ou grade d'adjoint administratif

Positionnement dans l'organigramme

Autorités hiérarchiques:

- N+1 : Adjoint des cadres du bureau des entrées
- N+2 : Responsable du bureau des entrées
- N+3 : Directeur Adjoint

Liaisons fonctionnelles:
Travaille avec les secteurs urgences et hospitalisation du bureau des entrées et est en contact avec le Département d'information médicale (DIM).

Présentation de l'unité

Mission du service:
La mission du bureau des entrées consiste en l'accueil de patients, la constitution des dossiers administratifs et facturation dans un souci d'amélioration de la qualité et du niveau de recouvrement des produits hospitaliers ;
Localisation:
Le service se situe sur le site même du Centre hospitalier, il est réparti sur plusieurs bâtiments avec accès au rez-de-chaussée.

Le poste se situe dans le bâtiment 11 du bureau des entrées.

Présentation du service:
Le bureau des entrées comporte plusieurs points d'accueil:
un accueil central dans le hall principal

un accueil administratif aux urgences

un accueil plus spécifique pour réception familles des USLD et pour déclaration état civil, dans un autre bâtiment.

Constitution de l'équipe:
L'équipe est composée de 37 agents dont 1 attaché d'administration hospitalière et 1 adjoint des cadres, elle est répartie en plusieurs secteurs:

- L'Accueil Central
- L'Accueil des Urgences et gestion des dossiers
- Le secteur de gestion des dossiers de soins externes, régie, gestion de l'activité libérale externe et hospitalisation, rétrocession des médicaments
- Le secteur de gestion des dossiers de médecine, chirurgie, obstétrique
- Le secteur de gestion de l'Etat Civil et des dossiers de l'USLD, SSR, HAD, IVG
- Le secteur de gestion des dossiers de psychiatrie, d'HdJ - Identito-vigilance

Conditions d'exercices et particularités du poste

Horaires de travail en journée, travail la semaine et par roulement selon les modalités d'organisation du service.

Contraintes psychologiques : est confronté à des situations sensibles et à des personnes en difficulté ou agressives.

Technologies utilisées

Logiciel de gestion administrative des patients

Bonne maîtrise des logiciels Word et Excel

Terminal de paiement électronique

Mise à jour et lecteur de cartes vitales

Lien d'appel pour vérification de l'identité INSEE

Plateforme d'appels des droits des patients assurance maladie et mutuelles

Plateforme de déclaration des décès

Téléphone, internet, intranet, messagerie

Missions principales

DECLARATION A L'ETAT-CIVIL DES NAISSANCES
- Adresser par mail au Service d'Etat-Civil de la Mairie de Vichy le listing des naissances pour les périodes concernées et ce, dès le jour ouvrable.
- Récupérer l'extrait d'acte de naissance adressé par la Mairie sur la boîte mail du secteur chaque matin pour tenir le registre des naissances.
- Mettre à jour l'identité du bébé dans le cadre des procédures d'identito-vigilance.

DECLARATION A L'ETAT-CIVIL DES DECES
- Editer chaque matin le registre des décès,
- Appeler les services de soins pour vérifier l'ensemble la date et heure du décès,
- Adresser par mail au Service d'Etat-Civil de la Mairie de Vichy le listing des décès pour les périodes concernées et ce, dès le jour ouvrable.
- Assurer le suivi et la validation des déclarations de décès via la plateforme dédiée(CertDC).
- Récupérer l'extrait d'acte de décès adressé par la Mairie sur la boîte mail du secteur matin pour tenir le registre des décès.

DOSSIERS DE LONG SEJOUR
- Accueillir les familles pour la constitution du dossier administratif pour les différents organismes.
- Assurer le suivi des dossiers en relation avec les familles, le conseil départemental, la Trésorerie municipale de Vichy, la CAF, le Tribunal Judiciaire, le Service Social.
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