Chef(Fe) de Service état Civil Démarches

La commune de Saint-Martin-d’Hères est la 2ème ville du département de l’Isère (38 500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants)._

**Délais de publication : Lundi 18 novembre 2024**

**Cadre d'emplois : attachés**

**Quotité : temps complet**

**Description du poste**:
Sous l'autorité du(de la) Directeur(trice) des affaires Juridiques et Citoyennes, le(la) chef(fe) de service conduit le service, assiste et conseille la Direction sur toutes les activités des secteurs qui composent le service.

**Fonctions**:
Le(la) chef(fe) de service état civil et démarches citoyennes pilote une équipe de 23 agents qui exercent les missions suivantes:

- accueil central de la ville
- courrier interne
- affaires générales (titres d’identité, attestation d’accueil, élections )
- état civil (établissement et délivrance des actes de naissances, mariages et décès, enregistrement et dissolution des PACS, changement de noms et prénoms, rectification d’état civil, gestion administrative de l’ensemble des formalités afférentes dans le respect de la législation en vigueur.)
- cimetière

**Activités du poste**

**Pilotage des activités des différents secteurs** **(45 %)**

Assurer et vérifier la légalité des actes

Piloter l’instruction des demandes et réponses, de la mise en place et du suivi des procédures du service

Gérer les relations avec le Procureur de la République et ses services

Garantir l’obtention d’une réponse claire et complète par les usagers dans un délai raisonnable

Préparer, organiser les élections politiques

Gérer le budget (recettes, dépenses, prospective)

Élaborer des statistiques et le bilan d’activités

Anticiper les évolutions des activités du service et proposer les mesures adaptées

Suivre les évolutions des dispositions législatives et réglementaires concernant le droit de la famille, le droit international privé, le droit électoral, le droit de la nationalité et la législation funéraire

Exercer l’ensemble des missions d’officier d’état civil

**Soutien, force de proposition auprès du(de la) Directeur(trice) sur des propectives et enjeux organisationnels en matière d’État civil**

Prospecter, chiffrer, programmer, planifier, mettre en œuvre les orientions définies, l'organisation du service en fonction des objectifs et des priorités

Participer à des réunions décisionnelles sur les projets

Contrôler, réceptionner, apprécier la conformité et la qualité des travaux

Donner un avis technique

Piloter, planifier, rendre compte des interventions

Exercer une veille juridique et sectorielle

**Management d'un service/pilotage d’un projet de service/conduite du changement (45 %)**

Définir le projet de service en lien avec le ( la) Directeur(trice)

Piloter un diagnostic, conduire et mobiliser une équipe sur un projet de service - Accompagner les changements

Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service

Piloter, suivre et contrôler les activités des encadrants de proximité, des personnels administratifs

Mettre en place et harmoniser les méthodes et procédures de travail entre les équipes

Évaluer les contributions individuelles et collectives - Analyser les besoins d’évolution en compétences

Animer des réunions de service - Organiser la diffusion de l’information au sein des équipes

Définir les besoins de recrutement et participer aux procédures de recrutement

Organiser la participation du service aux manifestations exceptionnelles l'incluant

Accueillir, veiller à la qualité de l’accueil des stagiaires

**Participation à l’activité générale du service (10%)**

Gérer le matériel du service : programmer les achats, procéder au renouvellement et contrôle du matériel

Administrer les progiciels métiers et la téléphonie (démarcher les fournisseurs, former les agents, réaliser l’interface utilisateurs/prestataires)

Accueil, information et renseignements du public sur tous les domaines du service

Participation aux réunions de Direction, commissions

**Profil recherché**:
**Connaissances**
- Connaissance approfondie des règles applicables à l’état civil, au funéraire et aux élections (droit et pratique)
- Environnement territorial FPT cat A, statut FPT - Environnement territorial de la collectivité
- Dispositifs particuliers du secteur d'intervention:

- Missions et activités des partenaires extérieurs associés
- Règlements intérieurs - Procédures du service et des services partenaires
- Vocabulaire professionnel du service
- Droits et obligations des usagers - Caractéristique