Secretaire Medicale

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

SECRETAIRE MEDICALE - Service Hôpital de jour / semaine - poste à 80%

**CONTRAT**

CDD; CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

FICHE DE POSTE

Référence informatique n° : ONCOLO_SEME_001

Diplôme ou niveau requis:
Bac avec formation qualifiante ou expérience professionnelle dans le domaine
et/ou grade de secrétaire médical ou d'adjoint administratif

Positionnement dans l'organigramme

Autorités hiérarchiques:
N+1 : Coordinatrice des secrétariats médicaux
N+2 : Directrice des ressources humaines et des relations sociales

Liaisons fonctionnelles:
Référente de pôle
Cadre de santé
Médecin chef de service
Médecins du service
Cadre supérieur de santé
Secrétariats de l'ensemble des services du Centre hospitalier et plus particulièrement:
Bureau des entrées
Radiologie
Archives
Affaires médicales

Présentation de l'unité

Mission du service : Centraliser l'activité de chimiothérapie de l'établissement
Mettre en place les recommandations et obligations du plan cancer
Secrétariat du 3C03
Centraliser les bilans et traitements programmés des patients de médecine
Assurer l'activité de chimiothérapie non ambulatoire
Développer des protocoles spécifiques

Localisation : Située au 3ème étage du BMC aile nord
Comporte 1 secrétariat, 3 bureaux médicaux, 2 bureaux de consultation polyvalents
1 salle de réunion avec matériel vidéo conférence
Hôpital de jour : 12 places réparties en 3 chambres et 2 espaces de 4 fauteuils
Hôpital de semaine : 11 places dans 7 chambres
Des locaux techniques et locaux de soins sont communs aux 2 UF

Constitution de l'équipe:
4,2 ETP médecins oncologues,
1,7 ETP Hématologues
0,1 ETP Radiothérapeute
1 Cadre de Santé
3,8 ETP secrétaires dont 0,1 ETP GENAUV
11.8 ETP IDE
8,8 ETP AS
4 ETP ASH mutualisé avec le service de rhumatologie
0.5 ETP PSYCHOLOGUE

Conditions d'exercices et particularités du poste

Horaires de travail en journée : Roulement sur 3 horaires différents (selon les modalités du service) 8h30 -16h00 ou 9h00 -16h30 ou 9h30 17h00

Manutention ponctuelle de grande quantité de dossiers

Port de la blouse fermée obligatoire

Travail en équipe pluridisciplinaire

Travail avec des partenaires extérieurs : laboratoires et autres centres hospitaliers pour les prises de rendez-vous, sécurité sociale, taxi ambulance, médecins de ville et maisons de retraite, Centre Jean Perrin

Polyvalence sur les différents postes de travail du secrétariat et possibilité d'étendre cette polyvalence au sein du pôle en cas de nécessité

Technologies utilisées

Matériel bureautique et informatique
Logiciel de programmation des patients
Agenda électronique
Dictée numérique

Missions principales du secrétariat

Accueil physique et téléphonique des patients en hôpital de jour et consultation ainsi que des visiteurs:

- Informer et orienter les personnes (dont celles du service cardiologie)
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion des difficultés des patients (avec réorientation des patients auprès des professionnels en fonction de leurs demandes)
- Prendre les rendez-vous avec les médecins du service pour les consultations
- Dispatcher les appels téléphoniques au sein du service
- Organiser les rendez-vous pour les examens extérieurs des patients avec gestion et suivi d'un tableau pour la programmation des examens d'imagerie
- Ouverture, tri, scannage du courrier extérieur
- Gestion des mails (Outlook et Monsisra)
- Gestion des prescriptions médicales de transporte et article 80
- Répondre aux sollicitations médicales + IDE

Gestion des dossiers patients:

- Préparer, créer ou récupérer les dossiers de chimiothérapie et d'hospitalisation
- Frappe du courrier concernant l'hôpital de jour, consultation d'oncologie et consultation d'hématologie tripartites. A noter qu'en cas d'urgence les consultations d'hématologie sont assurées par le service. En cas d'absentéisme sur le pool de frappe, il peut être aussi demandé au service (en fonction de la charge de travail) d'assurer une partie de la frappe des CR du pool de frappe.
- Frappe des RCP avec gestion et suivi des conclusions de la RCP (suivi du tableau de programmation d'examens avec rappel aux médecins si nécessaire). Chaque fin de semaine ou au plus tard le lundi matin la gestion de la RCP de la semaine doit être clôturée (demande médicale car sinon désorganisation du travail de l'IDEC)
- Gestion et mise en page des courriers d'hématologie
- Edition des parapheurs avec mise sous pli du courrier ou envoi en ZP
- Saisir les données dans le DCC
- Compléter, classer, numériser puis archiver les dossiers
- Se former pour maintenir ses compétences
- Préparation et transmission des dossiers (copies) de radiothérapie et des consultations extérieures sur les autres centres

Secrétariat du service:

- Passer les commandes de fournitures de bureau du service auprès du magasin et de l'imprimerie.
- Gérer les congés des médecins via un tableau informatisé destiné à la direction des affaires médicales

Missions principales de ce