Assistant.e de Direction Pour La Dts

**Référence**: DRH/DTS/ADD/CDI
**Contrat**: CDI
**Localisation**: Paris (17)
**Date de publication**: 27/08/2025
L’organisation
L’Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer. Il est chargé par la loi de remplir des missions fixées par le Code de la santé publique : assurer le respect des devoirs professionnels, assurer la défense de l’honneur et de l’indépendance de la profession, veiller à la compétence des pharmaciens, contribuer à promouvoir la santé publique et la qualité des soins, notamment la sécurité des actes professionnels.
L’Ordre national des Pharmaciens regroupe près de 74.000 professionnels en exercice. Il comporte 7 sections regroupant les pharmaciens en fonction de leur activité (titulaires d’officine, pharmaciens fabricants ou exploitants, pharmaciens de la distribution en gros, pharmaciens adjoints d’officine, pharmaciens des D.O.M et collectivités d’Outre-Mer, pharmaciens biologistes et pharmaciens hospitaliers). Chacune de ces sections est administrée par un Conseil Central basé à Paris, composé de membres élus et de membres nommés.
Le Conseil national de l'Ordre des pharmaciens est composé de membres élus et de membres nommés. Il est le défenseur de la légalité et de la moralité professionnelle. Il coordonne l’action des conseils centraux et joue un rôle d’arbitrage entre les différentes branches de la profession. Il est qualifié pour représenter, dans son domaine d'activité, la pharmacie auprès des autorités publiques et des organismes d'assistance. Il peut, devant toutes les juridictions, exercer tous les droits réservés à la partie civile relativement aux faits portant un préjudice direct ou indirect à l'intérêt collectif de la profession pharmaceutique.
Sous l’autorité hiérarchique du Directeur général, des services communs de l’Ordre, composés de plusieurs Directions (Affaires publiques, européennes et internationales, Exercice professionnel, Affaires Juridiques, Communication, Technologies en santé, Finances, Informatique, RH ) travaillent pour tous les Conseils.
La Direction des Technologies en Santé (DTS) opère les services du Dossier Pharmaceutique (DP) : DP en officines et DP-Vaccins, DP en établissements de santé, DP-Rappels et DP-Alertes, DP- Ruptures, DP- Suivi sanitaire. Elle conçoit et met en œuvre de nouveaux services au bénéfice des patients et des professionnels et étudie les impacts du numérique dans le système de santé, en particulier dans les différents métiers de la pharmacie.
Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un.e assistant.e de direction (F/H).
Le poste
Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des opérations, vous assistez l’ensemble de l’équipe de la direction (environ 10 personnes) et êtes notamment en charge:
**Du secrétariat administratif**:

- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion du courrier (enregistrement, répartition, suivi) ;
- Gestion et mise à jour d’agendas et de bases de contacts ;
- Organisation de rendez-vous, réunions et déplacements ;
- Rédaction et diffusion de courriers, notes, documents, procédures, comptes rendus de réunions ;
- Gestion documentaire de la direction (dépêches, classement, archivage) ;
- Gestion des fournitures.

**De la gestion des demandes patients**:

- Traitement des demandes des patients souhaitant exercer leur droit sur le DP ;
- Préparation et envoi des courriers de réponse après validation de la direction ;
- Mise à jour et publication des indicateurs mensuels ;
**De l’administration des ventes**:

- Gestion et suivi des conventions (réception, validation administrative, signature, archivage) ;
- Réalisation des campagnes de récupération des bons de commande ;
- Gestion et suivi de la facturation en relation avec le gestionnaire des services de la direction et le service financier ;
- Préparation et réalisation des relances pour impayés, en lien avec le service financier ;
- Maintien en condition opérationnelle des annuaires et référentiels utilisateurs ;
- Gestion de la relation utilisateurs.

Votre profil
De formation Bac+2/3 minimum, idéalement en assistanat commercial, vous justifiez d’une première expérience réussie sur un poste similaire et notamment en administration des ventes.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat ainsi que les outils bureautiques, en particulier Word et Excel. La connaissance du logiciel SAGE est un plus.
Vous disposez d’excellentes qualités rédactionnelles et un sens affirmé du service clients. Vous êtes capable de gérer plusieurs dossiers simultanément, en toute autonomie et vous faites preuve de rigueur et de précision.
Votre sens du travail en équipe, votre capacité d’adaptation aux besoins des collaborateurs ainsi que vos qualités relationnelles vous permettent d’évoluer avec aisance au sein d’un environnement exigeant.
Enfin, vous savez faire preuve de discrétion et respectez strictement la confidentialité des informatio