Assistant Administratif Du Rts

Fonction RIFSEEP : Assistante de manager intermédiaire
Groupe : B2
Application SEGUR

DGA Solidarités Départementales
Pôle action sociale enfance famille
MDS du Biterrois
STS Sérignan

**Catégorie B**

**Filière**: Administrative

**Type de contrat**: Par voie Statutaire Non Statutaire

**Cadre d'emploi**: Rédacteurs territoriaux

**Lieu**: SERIGNAN ESPACE J VIENNET

**Description du poste**:
**Missions**:

- Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable Territorial des Solidarités (RTS), et fonctionnelle du Responsable Territorial PMI:

- Membre de l'équipe médico-sociale,
- Participe à la mise en œuvre de la politique départementale en matière d'action sociale et médico-sociale Contribue à l'élaboration d'un projet de service, à sa mise en œuvre et à son évaluation collective
- Assiste le RTS et le RTPMI et/ou les équipe médico-sociales et administratives dans leur périmètre d'intervention
- Assure un accueil de qualité par une écoute active.

**Activités**:

- Assiste l'activité de l'équipe
- Assure la gestion des fournitures de bureau
- Assure la gestion du courrier
- Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
- Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
- Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
- Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
- Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
- Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure

De façon globale:

- Assure la continuité de l'accueil du public et à ce titre accueille ponctuellement, informe et oriente les usagers
- Participe au titre du référent(e) à la mise en œuvre de la démarche Qualité Accueil
- Assure la gestion des agendas, prise de messages, RDV, gestion RH pour le RTS et le RTPMI
- Gère le planning des concertations
- Assure la logistique et l'intendance des bâtiments, des véhicules, des fournitures, du parc informatique et téléphonique
- Assure le suivi administratif des demandes de TISF pour l'équipe PMI et ASI
- Alimente les tableaux de bord d'activités dont les données DREESS
- Assure le suivi des actions collectives et du réseau des partenaires
- Assure le reporting
- Assure l'organisation des réunions de service (rédaction ordre du jour, compte rendus, suivi des décisions...)
- Organise l'accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires
- Gère le planning de présence de l'équipe et effectue le suivi des absences

Assiste le RTS et le RTPMI dans leurs fonctions:
Pour le RTS:

- assure le suivi des échéances dans les logiciels dédiés des évaluations des IP et des d'entrées dans le dispositif Prévention/Protection de l'enfance
- saisit les décisions d'aides financières
- assume les fonctions de sous-régisseur et à ce titre met en place des procédures de contrôle des anomalies
- assure le suivi des recours gracieux
- gère et assure le suivi des demandes d'admission en hébergement d'urgence
- assure le secrétariat du fonds départemental d'aide aux jeunes
- assiste le RTS dans l'élaboration et le suivi du DUERP

Pour le RTPMI:

- assure les commandes des fournitures médicales, imprimés, jouets, dans le respect des budgets alloués
- assure la commande et la récupération des vaccins
- gère la collecte des déchets médicaux
- veille à l'organisation des consultations planification
- assure le suivi des échéances des dossiers adultes vulnérables et des MASP
- assure le suivi administratif des demandes d'appui parental

**Profil recherché**:
**Connaissances**
- Classement et archivage
- Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
- Technique(s) du domaine d'intervention
- Organisation et fonctionnement du Département
- Qualité : démarche, méthodes, outils
- Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
- Offre socio-éducative locale
- Secteur médico-social
- Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
- Dispositif(s) du domaine d'intervention
- Données du territoire d'intervention

**Savoir-faire**
- Constituer et suivre des dossiers administratifs
- Utiliser les logiciels de bureautique
- Respecter la charte graphique
- Utiliser les techniques du domaine d'intervention
- Analyser les situations à risques et décider de mesures à prendre en urgence
- Appliquer la réglementation
- Tenir des tableaux de bord
- Répondre aux besoins des usagers
- Appliquer les procédures qualité
- Transmettre l'information
- Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention

**Savoirs comportementaux**
- Capacité d'adaptation
- Aptitude à la communication
- Sens de la confidentialité
- Disponibilité
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Esprit d'équipe

**Périmètres transversaux**
- Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
- Poste inscrit dans un périmètre