Coordinateur Des Services Généraux

**Emploi**: Coordinateur des services généraux F/H
**Localisation du site principal**: Institut de la Vision, 13 rue Moreau, 75012 Paris
**Poste à pourvoir pour**: Immédiatement
**Temps plein/partiel**: 100 % ; du lundi au vendredi, en journée
**CV à envoyer à **:voir les details dans le lien ci-dessous
**Date de publication**: 8/03/022

**VOS MISSIONS S' EXCERCERONT SUR 3 SITES**

**1.** Le site principal, le bâtiment « IDV », est géré par la SCI Vision dans le cadre d’un partenariat public privé (PPP) pour le compte du centre hospitalier des Quinze-Vingts. Ce site est partagé avec d’autres locataires, environ 3000 m² sont affectés à l’IDV. Un comité de suivi des usagers assure le lien avec la SCI Vision.

**2.** Le site « UCL », bâtiment d’environ 2000 m², dont la gestion est réalisée en collaboration directe avec la SCI Vision dans le cadre d’un PPP.

**3.** Le site « Passage de l’Innovation », locaux loués d’environ 200 m².

**PRINCIPALES RESPONSABILITES ET ACTIVITES**
- Assurer le service aux utilisateurs, hiérarchiser les demandes, rendre compte pour arbitrage.
- Planifier et suivre les interventions en relation avec les prestataires.
- Elaborer les plans de prévention des prestataires externes.
- Coordonner les travaux des prestataires en fonction des activités des personnes travaillant à l’Institut de la Vision.
- S’assurer de la qualité des prestations des prestataires externes.
- Remonter l’information sur les dysfonctionnements ou problèmes récurrents tant auprès des prestataires que de la direction.
- Suivre les appels d’offres et la maintenance des équipements scientifiques (congélateur -80°C, centrifugeuses, sorbonnes )
- Piloter les prestataires de nettoyage des locaux, de gestion des déchets bureaux et laboratoires.
- Représenter l’IDV lorsque de gros travaux de rénovation sont engagés, vis-à-vis du maître d’ouvrage en charge des travaux et du mainteneur.
- Mettre en place et suivre des indicateurs de pilotage pour le suivi des prestataires extérieurs.
- Participer au suivi des budgets de fonctionnement et d’investissement liés à la fonction.

**Pour les sites gérés dans le cadre d’un PPP**:

- Etre l’interlocuteur privilégié avec le mainteneur du bâtiment et les utilisateurs du Centre de Recherche
- Centraliser les demandes d’interventions techniques émises par les utilisateurs et s’assurer de leurs réalisations auprès du gestionnaire du bâtiment.
- Surveillance avec le mainteneur des installations techniques du site, des travaux et entretien du bâtiment.
- Participer aux opérations de contrôles de nettoyage des parties communes du bâtiment avec le mainteneur.

**Pour le site loué**:

- Participer à l’élaboration des cahiers des charges et à la consultation des prestataires d’exploitation et de maintenance.
- Piloter les prestataires chargés de l’exploitation et de la maintenance.
- Rechercher des fournisseurs en fonction des besoins et des marchés.
- Participer aux négociations avec les fournisseurs, analyser les propositions et établir le meilleur rapport qualité/prix/délai dans le respect des budgets.

**PROFIL RECHERCHE**

**Connaissances requises**:

- Connaissance générale des grands principes des marchés publics.
- Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure.
- Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats.
- Connaître les règles d’hygiène et de sécurité.

**Savoir-faire**:

- Conduire un projet
- Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
- Engager et suivre les contrôles techniques réglementaires.
- Savoir négocier avec les différents interlocuteurs.
- Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse...
- Avoir une vision générale de l’activité de l’Institut pour anticiper les demandes et les besoins
- Savoir prendre en compte les attentes des utilisateurs et des contraintes liées à la recherche.
- Prendre en compte les contraintes techniques du bâtiment.
- Coordonner son action avec les autres services
- Négocier des délais, des moyens avec le réseau, la sous-traitance, les fournisseurs et/ou les partenaires.
- Rédiger, ou faire rédiger par un spécialiste extérieur, les clauses techniques d’un cahier des charges
- Mobiliser les compétences autour d’un projet
- Elaborer un budget
- Rédiger des rapports ou des documents
- Concevoir des tableaux de bord

**Savoir-être**:

- Faire preuve de rigueur et d’organisation (respect des délais, fiabilité,...)
- Savoir faire preuve d’adaptabilité de disponibilité
- Avoir le sens du service client
- Savoir faire face à des situations urgentes et/ou sensibles
- Avoir le sens de l’écoute et un esprit d’ouverture.
- Avoir le sens de l’anticipation et de la réactivité.
- Savoir communiquer.
- Être force de propositio