Assistant Administratif Et Accueil Schs

La Ville de Lille, c’est...
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
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Vos missions
Au sein de la Direction Habitat et sous la responsabilité de la Responsable SCHS, l’assistant-e administratif-ve et accueil du SCHS contribue à l’ensemble des tâches administratives du SCHS.
L’assistant-e administratif-ve est garant-e de la qualité de service à l’habitant (écoute, prise en compte de sa demande, organisation de la réponse, suivi des délais de réponse).
Il-elle doit assister les techniciens et les cadres avec cet objectif et doit être en capacité de faire des propositions méthodologiques en ce sens.
**Vos missions**:
Gérer l’accueil téléphonique (prise de messages, identification de la demande, apport de premiers éléments d’information au public, évaluation de l’urgence, organisation de la réponse à apporter avec le technicien ou le cadre)
Suivre administrativement l’ensemble des dossiers et plaintes en insalubrité : enregistrement des signalements, assistance à la prise de rendez-vous de l’équipe technique, édition des documents à produire à partir des rapports techniques : courriers, notification, tout en garantissant la traçabilité des dossiers par l’alimentation du progiciel ESABORA, des dossiers papier, des tableaux de bords de suivi.
Contribuer aux tâches administratives en lien avec la convention CAF du Nord / Mel / VDL (Import des listes CAF du site collaboratif de la Mel SEZAM - Permis de louer, sur le progiciel ESABORA VDL, enregistrement des demandes directes, dépose des fiches RSHD et du tableau de bord de suivi sur SEZAM)
Contribuer aux tâches administratives en lien avec les outils ALUR du permis de louer (Import des dossiers de Déclaration de Mise en Location (DML) et de demande d’Autorisation préalable aux travaux de division de Logement (APML) du site collaboratif de la Mel SEZAM - Permis de Louer, sur le progiciel ESABORA Mel et attribution aux inspecteurs de salubrité)
Assister spécifiquement les inspecteurs de salubrité dans le suivi des dossiers du parc social (process spécifique) - Prendre en charge la réponse aux demandes de notaires
Contribuer aux tâches administratives en lien avec le service de la publicité foncière (demande de renseignements sommaires urgents, demande de copies ou d’extrait de documents, demande de publication d’arrêté)
Contribuer aux tâches administratives en lien avec la constitution des dossiers FARU (subventionnement des frais d’hébergement d’urgence et de fermeture des locaux dangereux), en lien avec le-la responsable Finances et Comptabilité de la Direction de l’Habitat
Assister quotidiennement les techniciens et cadres (classement, organisation d’agendas, montage de RV et réunions, relances des dossiers en attente, montage des dossiers de signalement au parquet, compte rendu de réunion, archivage )
**Vos interlocuteurs**:
**Internes**: Mairies de quartier + communes associées
**Externes**: Partenaires institutionnels : DDTM, ARS, MEL, CAF, Service de publicité foncière, parquet, opérateurs Amelio, ADIL
Ce que l'on recherche
**Savoir-faire**:
Accueil téléphonique et ponctuellement physique
Maîtrise des outils bureautiques (Word, excel, messagerie, internet)
Aptitude à travailler sur logiciel spécifique, bases de données et agendas partagés
Connaissance des techniques et procédures administratives (rédaction de courriers, rapports, arrêtés, procédures de notification et d’affichage )
**Savoir-être**:
Curiosité intellectuelle
Sensibilité sociale
Résistance au stress
Qualités rédactionnelles
Aptitude au travail en équipe
Réactivité, rigueur et organisation
Adaptabilité et souplesse
Ce que l'on vous propose
**Un cycle de travail au choix**:
36h30 donnant droit à 9j de RTT
Des primes collectives en juin et décembre
Une participation de la Ville à la mutuelle de santé (labellisation)
Une excellente accessibilité avec une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun ou un Forfait « Mobilités Durables » : 200€ par an si usage du vélo ou de la trottinette
Un restaurant municipal situé à l’Hôtel de Ville avec des tarifs attractifs
La ville de Lille lutte contre toutes les formes