Agent Administratif Accueil Medico Social

**Contexte**:
Le groupe UGECAM Bretagne Pays-de-la-Loire, opérateur de santé de l'Assurance Maladie, déploie ses activités de soins, de rééducation, et de réinsertion en Bretagne et Pays de la Loire. Avec ses 1337 lits et places, l’UGECAM Bretagne et Pays de la Loire gère 10 établissements de santé et 4 établissements médico-sociaux, et emploie plus de 1400 salariés.

Le Pôle Gériatrique Rennais est un établissement de Santé Privé d’Intérêt Collectif (ESPIC) à but non lucratif de 470 lits et places dont 250 lits d’hospitalisation, 76 lits de médecine, 150 lits de soins de suite, 60 lits USLD dont 12 lits UHR et 160 lits EHPAD dont 26 lits d’Unité de Vie Protégée.

Le Pôle Médico Social qui regroupe les activités d'Unité de Soins Longue Durée, Unités de vie Protégées, Accueil de jour, EHPAD Chênes Blancs et Chênes ROUX est à la recherche d'un agent administratif pour rejoindre l'équipe de 2 professionnelles à l'accueil de la Résidence Les Chênes.

**Mission/Activités**:
**Activités générales**:

- Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs, les usagers et les partenaires
- Assurer l’affichage et la diffusion d’informations institutionnelles sur demande de l’encadrement ou de la direction,
- Assurer un lien avec l’équipe médicale, les responsables de service, les équipes de soin et des services supports (dont le service comptabilité),
- Participer aux réunions de service et aux groupes de travail,
- Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil (propreté, rangement, lisibilité des informations, alimentation écran d’accueil ) et alerter le cas échéant l’encadrement,
- Assurer la gestion de la petite boutique
- Assurer la tenue des comptes personnels des résidents
- Assurer la gestion du courrier de la Résidence et des habitants

**Activités spécifiques**:
**Accueil téléphonique**
- Gérer les appels, orienter les demandeurs et réaliser la prise de note des messages.
- Traiter les messages en les transmettant au bon interlocuteur par mail en prenant compte du degré d’urgence.
- Répondre aux questions de « niveau 1 » sur le fonctionnement et la présentation de l’établissement,

**Accueil physique**
- Renseigner les visiteurs, les familles, les proches, les résidents et les intervenants extérieurs.
- Veiller à la sécurité des lieux, signaler toutes démarches suspectes.
- Assurer la vente et l’encaissement des repas accompagnants
- Gérer les demandes de Rendez-vous pour la pédicure, le coiffeur, la socio-esthéticienne
- Enregistrer les entrées sorties des résidents sur le registre et dans les logiciels métier

**Activité de facturation**
- Renseigner les données du contrat de séjour
- Etablir la facturation mensuelle du séjour dans le logiciel de facturation
- Contrôler les factures avant émission
- Enregistrer / contrôler les règlements en collaboration avec le pôle comptabilité
- Transmettre tout élément au pôle comptabilité pour les encaissements, relances, mouvements entrées/ sorties
- Assurer le suivi des indicateurs et renseigner les tableaux de bord de son activité
- Assure la diffusion des informations relatives aux évolutions de tarifs
- Procéder au suivi des créances
- Assurer la transmission des informations relatives à l’aide sociale
- Assurer le suivi des dossiers financiers complexes

**Activités administratives**
- Assure le pilotage de la liste d’attente et organise les commissions d’admission en lien avec les responsables de service et les médecins
- Assure la dématérialisation et la bonne gestion des dossiers dans netcontact
- Assure le suivi des états des lieux et des remises de clé
- Dématérialiser l’ensemble des dossiers administratifs des habitants en assure le suivi et la complétude
- Assurer le suivi des dossiers de la commission d’admission (dossiers externes), est en relation directe avec les demandeurs
- Préparer le planning des RDV en relation avec le Centre Bucco-Dentaire et les services de
- Réaliser les formalités de décès en relation avec les infirmières des services,
- Gérer les commandes et les règlements des repas accompagnants (WINREST),
- Sortir les bulletins de situation et tableaux de transport pour les ambulanciers.

**Compétences**:
Savoirs et Savoirs faire:

- Maitrise de l’outil informatique : Word ,Excel, ppt et logiciels DUI (HM et Net soins).
- Maitrise des techniques d’accueil
- Maitrise de l’orthographe
- Connaitre le fonctionnement d’un EHPAD
- Connaitre les principes fondamentaux d’un secrétariat
- S'exprimer avec aisance
- Décrypter et reformuler la demande
- Adapter son comportement aux différents types de public accueillis
- Réagir de façon adaptée aux situations imprévues
- Savoir prendre des initiatives
- Savoir gérer les priorités
- Polyvalence indispensable

**Formation**:
**Formations et expériences professionnelles**:

- Bac pro secrétariat ou formation administr