Assistant(E) de Projet

Temps complet
- Grade: 01

**Description de l'entreprise**:
L’Agence internationale de l’énergie (AIE) est une organisation intergouvernementale qui œuvre en faveur de la sécurité des approvisionnements énergétiques, de la croissance économique et de la durabilité environnementale en promouvant la coopération dans le domaine des politiques énergétiques. L’AIE fonctionne en tant qu’organe autonome au sein de l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE). L’OCDE et l’AIE recherchent l’une et l’autre des occasions de collaborer avec un nombre croissant de non-Membres qui jouent un rôle de plus en plus important dans l’économie mondiale. L’AIE entend favoriser la contribution du secteur de l’énergie au développement économique et à la durabilité environnementale dans le monde entier.

Le siège de l’AIE, installé à Paris, occupe environ 7 200 m² d’espaces de bureaux, dont quelques infrastructures de conférence. L’Unité des conférences, du bâtiment et de la sécurité (CBS) est chargée de la gestion de ces locaux et infrastructures de conférence, et veille sur la sécurité, la santé et la sûreté des personnes qui s’y trouvent. C’est à elle qu’il incombe de s’occuper de la relation contractuelle avec le bailleur et d’assurer une gestion opérationnelle efficace et efficiente des installations par l’intermédiaire de différents sous-traitants (ménage, sécurité, moyens audiovisuels, maintenance, travaux divers, déménagements, p. ex.), ainsi que de pourvoir à la distribution du courrier et à la coordination des besoins logistiques du Bureau du directeur exécutif. Chaque année, l’Agence organise 400 rencontres, sous divers formats (en présence, hybride ou en ligne), et accueille quelque 8 000 délégués.

**Description du poste**:
**Responsabilités principales**

Gestion du bâtiment et des installations
- Superviser les sous-traitants techniques, en leur donnant des instructions claires et en veillant à l’observation méticuleuse de leurs obligations contractuelles, ainsi qu’au respect de normes élevées de santé et de sûreté. Signaler et consigner les manquements constatés dans la prestation de services.
- Planifier et coordonner les interventions de réparation et les travaux légers, les interventions de maintenance régulière et préventive, notamment les visites de contrôle obligatoires ou recommandées, et les interventions d’entretien des bureaux à la charge du bailleur.
- Assurer le contrôle qualité des interventions de maintenance préventive et corrective à l’aide de systèmes de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO), rédiger des rapports d’activité et contrôler les indicateurs de performance opérationnelle.
- Faire le nécessaire pour anticiper les défauts techniques et veiller à la continuité de fonctionnement des infrastructures techniques critiques.
- Procéder à des inspections régulières et signaler les réparations à effectuer aux parties prenantes intéressées. Donner en temps opportun une suite appropriée aux demandes que les membres du personnel adressent au service d’assistance de CBS, en informant ses supérieurs et les auteurs de ces demandes des progrès accomplis.
- Participer à la création de simulations graphiques de l’agencement des espaces de bureaux.
- Prendre part à l’exécution des projets de transfert de bureaux.
- Intervenir en renfort d’autres membres de l’unité, si nécessaire, y compris le technicien en audiovisuel et téléconférences.

Santé et sécurité
- Procéder, avec les sous-traitants, aux évaluations courantes des risques pour la santé et la sécurité et soumettre ces évaluations, pour approbation, en se conformant aux instructions de l’OCDE et en utilisant les formules prévues à cet effet. Inspecter les travaux en cours et signaler tout problème lié au non-respect des consignes de sécurité.
- Veiller à mieux informer les hauts responsables des éventuels problèmes ayant une incidence sur la sûreté et sur l’environnement de travail du personnel, des délégués et des visiteurs.

Appui administratif
- Prendre part à toutes les étapes des procédures d’achat intéressant les bâtiments, préparer et traiter les contrats et les paiements des prestataires à l’aide des outils internes de l’OCDE et tenir à jour l’inventaire des actifs.
- Prêter son concours à la préparation d’éléments de contenu destinés au site SharePoint, en veillant à ce que les informations soient mises à jour de manière régulière.
- Adopter une démarche propice à l’apprentissage permanent face à l’évolution des systèmes et procédures internes et des outils informatiques utilisés au sein de CBS.

**Qualifications**:
Formation
- Diplôme de l’enseignement technique de niveau post-secondaire (équivalent à un BTS français) en gestion d’installations ou de bâtiments,