Office Manager

_Offre d’emploi _

**Office manager en CDI**

L’association Ekopolis, pôle de ressources francilien pour la construction et l’aménagement durables connaît un **fort développement. **Nous recherchons aujourd’hui notre **Office manager **pour apporter à l’équipe le soutien essentiel dont nous avons besoin pour fonctionner efficacement.

L’Office manager occupe un poste pivot et stratégique au sein de l’association. Travaillant en étroite collaboration avec la direction, vous êtes garant.e de la bonne tenue administrative et comptable de l’association, ainsi que de la bonne gestion des services généraux. Vous assurez également un lien fort avec l’ensemble de l’équipe et gérez la relation administrative avec nos adhérents et partenaires.
- L’association compte actuellement 18 salariés pour un budget annuel d’1M€, dont 50% de subventions._
- La saisie comptable et la gestion de la paye sont externalisées._
- Missions et activités principales*

Gestion financière et comptable
- Gérer les factures clients et les relances paiements
- Préparer les pièces comptables pour notre cabinet comptable et en assurer l’imputation analytique
- Gérer les paiements, assurer le suivi de la trésorerie et les demandes de versement de subventions

Gestion sociale
- Assurer la communication interne auprès des salariés pour toutes les questions administratives et d’organisation
- Collecter et contrôler les éléments nécessaires au cabinet comptable pour l’établissement des payes
- Piloter les projets RH, en lien avec la direction : charte télétravail, mise en place du forfait mobilités durables, du forfait jours, du règlement intérieur

Gestion administrative & services généraux
- Assurer le bon fonctionnement des services généraux (locaux et équipements, fournitures, matériel, congés, tickets restaurant, recrutement )
- Gérer la relation administrative avec les adhérents et les partenaires liés à la démarche BDF
- Élaborer le volet administratif des conventions de subventions et contrats partenaires.
- Contribuer à l’organisation des réunions statutaires de l’association
- Assurer le secrétariat de direction (gestion de RV, courriers, déplacements)

**PROFIL**
- Profil recherché*

**Titulaire d’un BTS assistant manager ou gestion PME, vous disposez d’une première expérience dans le secteur associatif ou un environnement PME/PMI.**
- **Autonome**, vous savez faire preuve d’agilité et prioriser vos actions.
- Vous aimez **travailler en équipe **et êtes reconnu.e pour votre **aisance relationnelle **et votre sens de la communication, tout en sachant faire preuve de **discrétion **quand vous traitez des données confidentielles ou sensibles.
- Vous êtes **rigoureux.se **et aimez manipuler les chiffres.
- Vous maitrisez parfaitement la langue française, à l’écrit comme à l’oral.
- Enfin, vous vous sentez concerné.e par les enjeux environnementaux et souhaitez contribuer activement à un projet de grande envergure, favorisant le développement durable dans le secteur de l’aménagement et de la construction.

Ce poste vous offre l’opportunité de **donner du sens **à votre quotidien, tout en évoluant dans une structure bienveillante, qui propose de **belles perspectives d’évolution**.
- Apprécié*
- Connaissance du secteur bâtiment, aménagement et/ou développement durable
- Engagement au sein de la société civile
- Maitrise de l’anglais
- Modalités*
- Vous rapportez directement à la directrice d’Ekopolis
- CDI à temps plein (base 39h) - Télétravail partiel.
- Début du contrat : dès que possible
- Poste basé en Ile-de-France à Pantin (93).
- Package de rémunération:

- Salaire brut selon profil et expérience.
- Tickets Restaurant pris en charge à 60% par l’employeur
- Package télétravail : équipement matériel + prime forfaitaire télétravail
- Ligne téléphonique portable professionnelle
- Plan de formation
- Contexte*

Ekopolis **pôle de ressources francilien pour la construction et l’aménagement durables **est une association loi 1901 fondée en 2009. Elle fédère **les principaux acteurs franciliens **de l’aménagement et de la construction.

Ekopolis a pour objectif:

- De contribuer au développement soutenable de la société en accompagnant **l’évolution des pratiques professionnelles **actuelles et futures de l’aménagement et de la construction durables en Ile-de-France.
- D’être un **lieu de rencontre **entre les professionnels (maîtres d’ouvrages, architectes, bureaux d’études, artisans et entreprises, associations professionnelles ) et les institutionnels

(ADEME, services de l’Etat, région Ile-de-France ).

Ses actions sont:

- **Informer **: Sur l’actualité francilienne du secteur : 15 000 visiteurs par mois sur le site internet, 8000 abonnées à notre infolettre.
- **Valoriser **et encourager les bonnes pratiques : 250 opérations remarquables en lign