Assistant de Direction

Placé/e sous la responsabilité légale de la présidente du CAUE 34 et sous l’autorité hiérarchique de la directrice, l’assistant(e) de direction du CAUE34 épaulera la directrice dans toutes les tâches liées à la gestion administrative, associative, comptable et sociale. Il/elle organisera et coordonnera les informations internes et externes, souvent confidentielles, liées au fonctionnement comptable et RH de l’association et contribuera à la gestion quotidienne de l’association.

Dans le cadre de ses fonctions, l’intéressé(e) sera en contact avec l’équipe et les bénéficiaires des services du CAUE ainsi que les institutionnels ; cela sous-entend qu’il ou elle pourra représenter la structure en conformité avec l’esprit de conseil du CAUE.
- **Administration de l’association**_
- Aide / veilles réglementaires et statutaires des instances de la gouvernance CA et AG.
- Collaboration et assistance aux Conseils d’Administration, aux Assemblées Générales et autres réunions éventuelles.
- Élaboration et suivi des contrats de location (matériel, véhicules ).
- Participation aux démarches à engager au sein de l’association relevant du changement de convention collective, de l’évolution du règlement d’établissement et des conditions d’emploi.
- En appui de la certification QUALIOPI en cours et suivi administratif des formations à venir.
- Assurer l’accueil lors des absences du secrétariat.
- **Comptabilité**_

Gestion de la comptabilité générale, auxiliaire et analytique (vérifier les pièces comptables,

facturations, règlements, suivis trésorerie, enregistrements comptables en recettes et en

dépenses, rapprochements bancaires, notes de frais)
- Gestion des relations avec les prestataires extérieurs administratifs et financiers (Agent

comptable, Commissaire aux comptes, Cabinet social)
- Gestion des commandes de la structure (recherche fournisseurs, analyses des offres,

suivi )
- Préparation des pièces comptables et transmissions périodiques à l’agent comptable.
- Préparation de la clôture des comptes en relation directe avec l’agent comptable, le commissaire aux comptes et la direction et établissement des rapports et annexes à présenter au CA et AG.
- Préparation des orientations budgétaires et suivi de son exécution.
- Analyse et ajustement de la réglementation budgétaire.
- Gestion comptable des adhésions.
- Réaliser et suivre les demandes de subvention.
- **Trésorerie**_

Prise de l’attache de la Direction et/ou du Président pour valider les engagements financiers et toutes décisions susceptibles d’affecter le fonctionnement général du CAUE34.
- Tenue des opérations bancaires courantes et suivi des relations bancaires.
- Suivi des opérations de placement de la trésorerie.
- Transmission à la direction et à l’agent comptable des règlements des dépenses engagées et des encaissements.
- **Paye**_
- Suivi du planning des salariés et transmission des variables au cabinet comptable en

charge de la paye.
- Traitement et gestion des déclarations sociales, suivi des relations avec les organismes

sociaux.
- Gestion des comptes des salariés au titre des contrats santé, de retraite, PEE, prévoyance.
- **Ressources Humaines**_
- Préparation et suivi des contrats de travail du personnel et des conventions de stage.
- Suivi du temps de travail du personnel (congés, RTT, arrêts maladie ) à l’appui du logiciel

CAUE’Pilote.
- Gestion des dossiers de formation professionnelle continue, du développement des

compétences ; visites médicales
- Organisation et/ ou animation du dialogue social et des instances représentatives.
- Veille juridique en droit social et gestion du personnel, accord de branche et accord

interne.
- Collecte les données pour le bilan social et suivi de la masse salariale.
- Communication des informations internes auprès de la direction et des salariés.
- **Profil recherché**_

Formation et activités antérieures
- Bac+2/3 minimum dans le domaine administratif et comptable, avec connaissances

comptables et sociales exigées
- Expérience professionnelle souhaitée sur un poste similaire, notamment en association.
- **Compétences-aptitudes**_
- Normes rédactionnelles
- Connaissance des processus administratifs
- Maîtrise des techniques et des règles de la comptabilité générale et analytique
- Maîtrise des outils informatiques sous environnement PC ou Macintosh : logiciels de bureautique et de comptabilité
- Capacité d’organisation, de hiérarchisation des tâches et priorités
- Capacité à rendre des comptes
- Capacité à rédiger et à synthétiser des documents
- Capacité à élaborer et finaliser des dossiers
- Maîtriser les problématiques fondamentales d’un CAUE, connaître le réseau des institutions en lien avec le CAUE,
- **Savoir-être**_
- Rigueur, autonomie, méthode et sens de l’’organisation
- Aptitude et sens du travail collaboratif
- Sens de l’accueil et bonne capacité relationnelle
- Devoir de réserve et de discrétion exigé
- Flexibilité
- Capacités rédactionnelles
- Avoir un intérêt pour les métiers de l’arch