Assistant de Direction

**À propos de nous**:
Le Mans Université est un établissement pluridisciplinaire d’enseignement supérieur et de recherche implanté au Mans et à Laval.

Nous accueillons chaque année près de 12 500 étudiants, qui sont formés au sein de nos 3 facultés, 2 IUT ou de notre école d'ingénieurs, dans des domaines variés : sciences et technologies, lettres, langues, sciences humaines et sociales, droit, économie et gestion. Les enseignements se nourrissent des travaux de recherche menés au sein de nos 15 laboratoires, dont 6 sont associés au CNRS.

L’IUT de Laval, site délocalisé de l'Université du Mans en Mayenne, accueille environ 900 étudiants dans 5 formations (BUT et LP), dans le domaine du commerce, de la biologie, de l'informatique et du multimédia.

**Mission**:
Les missions d’assistant.e de direction s’articulent autour de 3 pôles distincts:

- Le secrétariat de direction qui requiert la rédaction des comptes rendus des instances de l’IUT (Conseil d’Institut, conseil de direction, commission du personnel,)
- Le suivi des relations entreprises qui va nécessiter la mise à jour d’une base données spécifique afin de permettre la collecte de la taxe d’apprentissage

**Missions et activités principales**

A) Secrétariat de direction
- Accueil physique et téléphonique des personnes (extérieures, personnel de l'établissement et étudiants) qui souhaitent joindre la direction
- Assistance dans la gestion des prises de rendez-vous, des agendas et des calendriers de la direction
- Tri du courrier mail et papier, l'enregistrer, le soumettre à la direction, puis le transmettre aux intéressés
- Production et mise en forme de tout document (lettres, instructions, tableaux, conventions )
- Préparation de dossiers (conseils et commissions internes) en lien avec les autres services et réservation des salles
- Participation aux réunions et rédaction des comptes rendus (Conseil de direction, Conseil d’Institut, Conseil d’Institut restreint, Commission Hygiène et sécurité, Commission des personnels BIATSS, réunions de service, Conseil Scientifique

B) Communication
- Organisation de la communication autour des événements majeurs de l’année (portes ouvertes, journée des diplômés, journée d’intégration, etc.)
- Rédaction du site Internet dans des domaines spécifiques (pôle entreprise, )
- Rédaction et diffusion des infos en continu sur l’écran placé dans le hall de l’IUT et dans les départements
- Participation à la création de plaquettes et au catalogue des formations à destination des étudiants, des familles et des entreprises (notamment pour la taxe d’apprentissage)
- Saisie sur les différents sites (IUT, WIKI étudiants)

C) Suivi des relations entreprises
- Alimentation et mise à jour de la base de données entreprises
- Information auprès des entreprises des services proposés par le Pôle Entreprises
- Préparation des conventions de location de salles et de matériels (présentation des locaux, visite des lieux, accueil des personnes parfois tôt le matin ou en soirée)
- Rédaction des courriers de demandes de taxe d’apprentissage et gestion de l’envoi
- Suivi téléphonique et du courrier
- Relance auprès des entreprises
- Suivi de la collecte de la taxe d’apprentissage

**Contraintes spécifiques du poste**: Déplacements potentiels à prévoir
**Lieu de travail**: IUT DE LAVAL (56)

**Profil**:
**Expérience professionnelle exigée **:Une première expérience professionnelle est demandée
**Diplôme/ niveau d'étude exigé **:Équivalent au Baccalauréat
**Domaine **:Gestion administrative

**Connaissances théoriques et techniques (Savoirs)**
- Techniques d’accueil physique et téléphonique
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Maîtriser les outils bureautiques et de communication
- Analyser et gérer les demandes d’information
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
- Qualité d’expression écrite et orale
- Connaissance de l’environnement et des réseaux professionnels

**Savoir-faire opérationnels**
- Aisance pour la rédaction administrative
- Trier, hiérarchiser et classer les informations.
- Capacité à transférer les informations et à rendre compte
- Rigueur et efficacité (fiabilité, et qualité du travail effectué, respect des délais, des normes et des procédures, attention portée à la qualité du service rendu)
- Planifier les actions, répartir le travail en fonction des priorités

**Compétences relationnelles**
- Respect de la confidentialité des informations et des données
- Capacité à travailler en équipe
- Sens de l’organisation
- Réactivité
- Disponibilité
- Sens relationnel
- Autonomie, discernement et sens des initiatives
- _
Poste ouvert aux **contractuels**
**Catégorie/corps : B**
**Type de contrat**: CDD **Durée du contrat**: 6 mois avec perspective de renouvellement
**Rémunération**: à p