Gestionnaire évènementiel

Description du poste

**Versant**:
Fonction Publique de l'Etat

**Catégorie (DGAFP)**:
B (profession intermédiaire)

**Corps**:
TECH

**Domaine / métier**:
05 - Catégorie B - Technicien (TECH) - J - Gestion et Pilotage - Technicien-ne en gestion administrative

**Nature de l'emploi**:
Emploi ouvert uniquement aux contractuels

**Statut du poste**:
Vacant

**Intitulé du poste**:
Gestionnaire évènementiel F/H

**Présentation de la structure recruteuse**:
La Direction Patrimoine et Logistique (DPL) met en œuvre la stratégie immobilière, d'exploitation et de valorisation du parc immobilier de Sorbonne Université.

La direction définit et anime les processus de l'établissement dans les domaines des travaux et de la construction, du gros-entretien et renouvellement (GER), de la maintenance et de l'entretien du parc immobilier, ainsi que la promotion de ses espaces. Elle assure la coordination de la fonction « Patrimoine et Logistique » du niveau universitaire avec les directions techniques des facultés.

Rattaché à la DPL, le Service Evénementiel et Promotion des Espaces (SEP) pilote la stratégie de valorisation des espaces universitaires et facultaires (communication, marketing et développement commercial) et accompagne sa mise en œuvre. Il coordonne également l'organisation d'événements Sorbonne Université et d'événements partenariaux dans les espaces universitaires et facultaires, en étroite collaboration avec les équipes universitaires et facultaires.
Enfin, il gère l'exploitation des espaces d'intérêt universitaire (le Centre International de Conférences Sorbonne Université, les espaces de réception du 24e étage de la Tour Zamansky, le Campus des Cordeliers).

**Description du poste**:
**Fonctions** : Gestionnaire Évènementiel-le
**Catégorie** : B
**Corps** :Tech
**BAP** : Gestion et Pilotage (J) - J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

**CDD de 3 ans.**
Poste à pourvoir dès que possible.

**Mission**:

- Sous l’autorité du/de la Responsable Développement Commercial du SEP, le/la gestionnaire événementiel contribue au développement commercial de l’activité du SEP. Il/Elle assure le suivi administratif et commercial des dossiers, en relation directe avec les clients internes et externes, et en étroite collaboration avec la cellule « Exploitation » du SEP, le cellule « Gestion de projet événementiel » et les équipes logistiques et techniques des sites concernés.

**Activités principales**:

- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur sur les espaces et leur disponibilité et les prestations offertes par le SEP
- Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers): visite de repérages, accueil des organisateurs, rendez-vous commerciaux
- Instruire les dossiers de réservation d’espace en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière (réception et traitement des demandes de réservation, gestion des devis, conventions, et autorisation spécifiques, réception des documents, etc.)
- Gérer le(s) planning(s) de réservation des espaces et contrôler les échéances
- Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées (création des brouillons de facture, suivi des recettes, relance, création de comptes clients, dépôts des dossiers en facturation)
- Organiser, alimenter, mettre à jour la base de données clients relatives à l’activité événementielle
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif et financier
- Soutenir le/le Responsable Développement commercial dans la stratégie de promotion et de valorisation des espaces gérés et exploités par le SEP

**Encadrement** : NON

**Descriptif du profil recherché (connaissances, compétences métier, compétences relationnelles)**:
**Connaissances**:

- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres à la valorisation des espaces dans un établissement public d’enseignement supérieur
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d’élaboration de documents
- Culture internet
- Techniques de communication
- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

**Compétences opérationnelles**:

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe et en réseau
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (maîtrise du Pack Office, connaissance de SIFAC / SAP, connaissance de logiciels métiers type GPS ou Ungerboeck)
- Mettre en œuvre une démarche qualité

**Compétences comportementales**:

- Sens relationnel (diplomatie et accueil)
- Sens de l’organisation et méthodologie
- Rigueur / Fiabilité
- Aptitude à travailler en équipe et dans un environnement