Assistant Médico-administratif

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Assistant Médico-Administratif - Malakoff - 92G18 - H/F

**CONTRAT**

CDI

**DESCRIPTIF**

Descriptif du poste:
Missions du poste:
Assurer le secrétariat médical et administratif de l'hôpital de Jour de Malakoff et réaliser différentes tâches favorisant la

gestion pratique de celui-ci.

Activités permanentes:

- Accueil physique et téléphonique des patients et de leurs accompagnants
- Frappe, mise en forme de différents documents (courrier, lettre de liaison).
- Prise, modification et annulation des rendez-vous médicaux (Gestion de l'agenda des médecins).
- Prendre note des différentes informations transmises par les patients et transmission à l'équipe.
- Lors d'absence de soignant, prévenir les patients.
- Prise en charge des demandes d'admissions (1er contact, rendez-vous)
- Constituer le dossier administratif du patient et transmettre les documents nécessaires au service des admissions.
- Assurer une liaison avec les curateurs/ tuteurs afin de récolter les documents des patients sous mesure de protection juridique.
- Vérifier les éléments d'identité selon la procédure d'idenditovigilance.
- Tenue et mise à jour du tableau « suivi des patients ».
- Création et diffusion d'affichage à destinations des usagers (sorties, repas, activités).
- Dans le logiciel de facturation CPAGE : les mouvements journaliers de l'hôpital de jour
- Demande d'intervention/travaux et suivi aux services supports du groupe hospitalier (téléphonie, hotline, techniques)
- Saisie des actes médicaux sur le dossier patient informatisé (DXcare)
- Suivi du budget thérapeutique alloué au service en collaboration avec le cadre de santé (dépôt des preuves d'achat à la régie de Villejuif)
- Rédaction et suivi des bons de commandes en lien avec le budget thérapeutique en collaboration avec le cadre de santé
- Recenser et envoyer au service de la régie les demandes de référencement de nouveaux fournisseurs et s'assurer du suivi de celles-ci
- Envoyer un tableau mensuel de suivi des journées de présence des patients à l'HDJ au service des frais de séjour

Activités ponctuelles:

- Etablir sous couvert du cadre des procédures visant à améliorer l'organisation interne.
- Edition du planning annuel de l'équipe
- Réalisation de certificats médicaux
- Commandes diverses (timbres, cartouches, ordonnanciers, bons de de transports, carton de rendez-vous, cahier journaliers, tampons, fournitures, café, papier).
- En l'absence de l'ASH : commande et validation de matériel à usage unique (hygiène).
- Remplacement des secrétaires pendant leur absence sur les autres structures du secteur (CMP Malakoff, CMP Montrouge et intra-hospitalier si nécessaire).
- Aider le cadre à organiser les réunions internes (date, ordres du jour, prise de note, compte-rendu)

Horaire:
Du lundi au vendredi : 9h 16h36

Profil recherché:
Savoirs:
Maitrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques

Règles du secret professionnel en milieu hospitalier

Règles rédactionnelles

Maitrise du langage écrit

Savoir-faire:
Prioriser les tâches et gérer les aléas

Adapter son langage en fonction du public concerné

Filtrer les appels

Respect des procédures d'organisation

Restituer et synthétiser des messages ou des notes

Savoir-être:
Capacité d'adaptation

Respect des usagers

Disponibilité et écoute

Autonomie

Rigueur

Patience

Sens du relationnel et de l'organisation

**PERSONNE À CONTACTER**

**ETABLISSEMENT**

Groupe hospitalier Paul Guiraud
54, avenue de la Republique
94806 Villejuif