Assistant-e en Gestion de La Scolarité Et Vie étudiante

**À propos de nous**:
Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.

**Mission**:
Sous l'autorité de la responsable du service scolarité de l'IUT de Lille, l'adjoint-e à la cheffe du service scolarité:

- Favorise le développement de la vie étudiante et l'aide à la réussite
- Assure la coordination et la gestion du service scolarité et vie étudiante

**Activités principales et associées**:

- Assurer le paramétrage de l'offre de formation sur Parcoursup et eCandidat en lien avec la direction, le rectorat et les chefs de département ;
- Coordonner et réaliser la gestion des inscriptions dans APOGEE
- Relayer les informations relatives au domaine de la scolarité et vie étudiante et travailler en collaboration avec les services concernés de l'Université ;

Parcoursup), d'inscriptions (Apogee,Transfert), de réorientation (MIA,RéoSUAIO)
- Coordonner la gestion du dossier administratif des étudiants et la mise à jour de leur dossier tout au long de l'année (délivrance

du certificat scolarité, CMS, attestations, demande de transfert,remboursement)
- Contrôler le suivi administratif des étudiants pour les différents jurys
- Préparer les documents pour les différentes commissions, conseils et jurys
- Aider à la préparation des jurys d'admission
- Réaliser les diverses enquêtes et statistiques du service et produire des tableaux de bord
- Favoriser les initiatives étudiantes, par la diffusion d'informations, les mises en relations des différentes associations étudiantes,

l'aide aux associations et le soutien aux projets des étudiants
- Manager et animer une équipe
- Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation ;
- Participer aux Journées Portes Ouvertes du site pour les missions du service
- Participer et mettre en oeuvre les cérémonies de remises de diplômes
- Assurer la remise et l'archivage des diplômes et duplicatas
- Accueillir, orienter les étudiants vers les structures d'accompagnement et d'aide
- Aider à la mise en oeuvre des évènements organisés par les étudiants (mise à disposition de matériel, denrées)
- Accompagner les BDE, associations étudiantes en collaboration avec la chargée de mission vie étudiante

**Profil**:
**CDD DE 4 MOIS**

**Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel**:

- Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissance de la réglementation et procédures de la scolarité et de la vie étudiante
- Techniques de management et de conduite du changement

**Savoir-faire opérationnels**:
Maîtriser l'environnement bureautique et les outils informatiques de gestion associés au domaine de la scolarité

Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires

Manager et animer une équipe, gérer les conflits

Être force de proposition

Savoir gérer son activité dans un calendrier et cadre de gestion complexe

Concevoir des tableaux de bord et renseigner des indicateurs

Savoir communiquer

Faire preuve de polyvalence et de capacité d'organisation

Rendre compte efficacement

**Savoir-faire comportementaux**:
Disponibilité/Ecoute

Rigueur / Fiabilité

Savoir rendre-compte

Sens de la confidentialité

Sens de l'organisation et de la communication

Sens des responsabilités

Savoir travailler en équipe et être méthodique

BAC + 2 minimum dans le domaine de la gestion administrative

Expériences souhaitables en gestion de la scolarité au sein de la Fonction Publique

Niveau anglais (écrit et oral): B1

Disponibilité et amplitude horaire variable en fonction des réunions

Déplacements possibles sur les autres sites de l'IUT (Tourcoing et Villeneuve d'Ascq)