Assistant de Direction Et Secrétariat

**À propos de nous**:
Le Mans Université est un établissement pluridisciplinaire d’enseignement supérieur et de recherche implanté au Mans et à Laval.

Nous accueillons chaque année près de 12 500 étudiants, qui sont formés au sein de nos 3 facultés, 2 IUT ou de notre école d'ingénieurs, dans des domaines variés : sciences et technologies, lettres, langues, sciences humaines et sociales, droit, économie et gestion. Les enseignements se nourrissent des travaux de recherche menés au sein de nos 15 laboratoires, dont 6 sont associés au CNRS.

Le Mans Université est membre de COLOURS, alliance d’universités européennes sélectionnée en 2023, coordonnée par l’université de Paderborn (Allemagne) et qui associe également des universités d’Espagne, d’Italie, de Pologne, de Croatie, de Suède, de Macédoine du Nord et de Lettonie, pour un total de 9 partenaires représentant 126 000 étudiants et près de 12 500 membres du personnel. Ensemble, ils souhaitent renforcer leur réseau européen, accroître leur visibilité internationale et promouvoir fortement la mobilité en Europe. Ils prévoient également de développer une approche thématique de la transition écologique, numérique et sociale afin de relever ensemble les défis sociétaux, dans les domaines de la formation, de la recherche, de la connaissance et du transfert de technologie.

L’IUT du Mans accueille chaque année un millier d’étudiants dans quatre spécialités de BUT (Bachelor Universitaire de Technologie) : Chimie, Génie Mécanique et Productique, Mesures Physiques et Gestion des Entreprises et Administration, une licence professionnelle et un diplôme d’université.

L’IUT est organisé autour de 4 départements d’enseignement avec des services administratifs et techniques en appui.

**Mission**:
Le poste s’organise autour de trois missions principales:
La mission d’assistance de direction

Cette mission d’appui à la direction de la composante s’inscrit dans un cadre transversal (scolarité, pédagogie, ressources humaines, finances, partenariats ) et requiert des compétences bureautiques, organisationnelles, et rédactionnelles.

Le champ relationnel est large : équipe de direction (directeur, directeur administratif, chefs de départements), personnels de l’IUT, services centraux de l’Université, membres du conseil d’institut, entreprises partenaires.

Secrétariat des relations internationales:
Il s’agit d’instruire les dossiers se rapportant à la mobilité internationale des étudiants de l’IUT.

Cette mission comporte deux principaux volets:
Le conseil aux étudiants se préparant à une période de mobilité internationale, ainsi que l’accompagnement des enseignants préparant leurs missions de suivi des étudiants à l’international ;
La préparation, l’élaboration et le suivi de l’avancement des dossiers d’aide à la mobilité des étudiants.

Le (la) secrétaire des relations internationales est en relation avec les responsables des relations internationales de l’IUT et des départements, les étudiants, la CPAM, la MGEN, les services des relations internationales de l’Université et de la Région.

Secrétariat du DU PFST (Diplôme Universitaire de Préparation aux Formations Scientifiques et Technologiques:
La mission est la suivante : Accueil physique et logistique des étudiants étrangers du programme ADIUT, accompagnement et suivi des étudiants dans leurs démarches administratives.

**Missions et activités principales**

Assistance de direction:

- Suivi des dossiers transversaux dans la structure
- Rédaction des comptes rendus de réunion et supports écrits d’aide à la décision
- Gestion du secrétariat du conseil d’institut de l’IUT
- Diffusion des informations ascendantes et descendantes en interne et en externe en relation avec le fonctionnement du service
- Traitement des informations orales et écrites (téléphone, courrier, messagerie)
- Collecte des informations et des documents pour la constitution des dossiers
- Saisie, mis en forme et édition des documents
- Planification, organisation logistique et suivi des réunions, rencontres et colloques
- Contrôle des échéances des différents dossiers en cours
- Accueil, information, orientation des visiteurs et des personnels, filtrage des interlocuteurs
- Tenue de l’agenda et gestion des rendez-vous de la directrice et de la directrice adjointe)
- Gestion des déplacements de la Direction et du service général : ordre de mission, état de frais, réservation des transports
- Réception, enregistrement du courrier
- Classement et archivage des dossiers
- Participation à l’organisation des évènements pilotés par la direction en lien avec les services intendance et communication : promotion de l’IUT, visites des partenaires, manifestations diverses

Secrétariat des relations internationales:

- Gestion du secrétariat du responsable des relations internationales (courrier, accueil téléphonique et physique, classement, transmission de l’information, suivi des courriels)
- Accueil et renseignement des étudiants de l’IUT sur les démarches utiles