Secretaire en Ime

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

SECRETAIRE EN IME

**CONTRAT**

CDD

**DESCRIPTIF**

Etablissement : Institut Médico-Educatif

Service : Secrétariat

Responsable hiérarchique direct : Directrice déléguée

Fonction : Secrétaire

Liaison fonctionnelle : thérapeutes, assistante sociale, cadre socio-éducatif, équipe éducative, chauffeurs

Liaison hiérarchique : directrice déléguée

Grade : adjoint administratif

Définition du poste:
Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.

Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, transport...).

Fonctions principales:

- Réception des appels téléphoniques externes et transmission des appels aux professionnels,
- Accueil des personnes se présentant à l’IME,
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier,
- Elaboration du mouvement journalier indiquant les présences et absences des enfants (logiciel cariatide),
- Gestion et saisie des repas sur logiciel « CASSIS »
- Saisie informatique de l’ensemble des documents qui constituent le dossier de l’enfant (logiciel cariatide),
- Gestion des planning taxi et chauffeurs IME ;
- Archivage des documents.
- Gestion des fiches de déclaration de temps de travail

Missions réalisées en lien avec les autres professionnels:

- Constitution du dossier des enfants au moment de l’admission,
- Saisie de bons de commandes,
- Gestion des tickets informatiques,

Qualités : Ecoute, disponibilité et sens du contact.

Savoirs:

- Accueil téléphonique,
- Bureautique,
- Classement et archivistique,
- Communication
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement,
- Secrétariat.

Savoirs faire:

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion

documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de

compétence
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Savoirs être:

- faire preuve de discrétion
- sens de l’accueil
- la disponibilité,
- la confidentialité,
- la prise d'initiative,
- la capacité d'adaptation,
- l'implication et la volonté de contribuer aux bon fonctionnement de la structure,
- la rigueur,
- la diplomatie,
- le sens du contact.

Contraintes et difficultés
- priorisation,
- respect des échéances liées au calendrier de fonctionnement de la structure.

Titre indispensable : adjoint administratif

Permis de conduire : oui

Diplôme requis : minimum Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III).

**PERSONNE À CONTACTER**

**ETABLISSEMENT**

Institut Médico-Educatif IME MOURON
Château de Mouron
58400 MESVES SUR LOIRE