Secrétaire Médicale Aux Consultations

**PRESENTATION DE l’ETABLISSEMENT**

Le Centre Hospitalier d’Aubagne est un établissement de santé public situé au Sud-est du département des Bouches-du-Rhône entre la mer et les collines. Proche de Marseille, Aix-en-Provence et la Ciotat, l’établissement bénéficie d’une localisation excentrée des grands centres villes tout en étant facilement accessibles en transport en commun.

L’établissement dispose d’une capacité de 381 lits et places proposant une offre complète MCO/SSR/USLD/Médico-sociale, Il compte 1000 agents dont 120 médecins.

Les services de soins sont répartis en cinq pôles:

- Pôle urgences - médecine
- Pôle gérontologie
- Pôle Femmes-Parents-Enfants
- Pôle CARC (Chirurgie, Soins critiques et consultations)
- Pôle médicotechnique

**PRESENTATION DU SERVICE**

Les secrétariats médicaux sont organisés en 3 secteurs dont chaque secteur dispose d’un(e) secrétaire référent(e):
ð Secteur 1 : Médecine

ð Secteur 2 : Chirurgie, anesthésie, réanimation

ð Secteur 3 : Médicotechnique, consultations, centrale d’appel

**PRESENTATION DE LA DIRECTION DES SECRATARIATS MEDICAUX**

La secrétaire médicale est placée sous l’autorité hiérarchique du Coordonnateur des secrétariats médicaux et par délégation de la secrétaire référente du secteur 2. Celui-ci assure l’encadrement de proximité de l’équipe. (Gestion des congés annuels, des comptes horaires et des éléments de variables, plan de formation et projet professionnel, évaluation annuelle, projet de service).

**MISSIONS PRINCIPALES**

ð Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, travail en lien avec les admissions, convocations, etc.)

ð Tenir à jour le dossier patient

ð Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient

ð Concevoir et rédiger des documents relatifs à son domaine d'activité

ð Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

ð Saisir dans le logiciel dédié des données liées à l'activité médicale

ð Traiter des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage, numérisation)

ð Vérifier des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

ð Mettre à jour le tableau de garde des gynécologues obstétriciens et diffusion dans l’établissement et à l’extérieur

ð Tenir et mettre à jour le planning d’occupation des salles de consultations

ð Gérer la cotation au fil de l’eau des actes de consultation

ð Identifier et recenser les besoins et attentes des patients et des familles

ð Gérer et coordonner les agendas

ð Remplacer sur le service chirurgie en cas de hausse d’activité et/ou de renfort.

**COMPETENCES ET CAPACITES ACQUISES ET/OU ATTENDUES**

**Diplôme**

BAC science médico-sociale

**Compétences et Aptitudes acquises et/ou à acquérir**:
**Les ‘’Savoirs-être’’ (relationnels-attitudes)**:

- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

**Les ‘’Savoir-faire’’ (opérationnels-aptitudes)**
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Convergence, AMtexte, Axigate, Outlook, Zenidoc )

**CONDITIONS DE TRAVAIL**
- Modalités de temps de travail:

- Poste à temps plein, de jour
- Repos fixes
- Horaires de travail
- 8h00/15h30, 8h30/16h, 9h30/17h
- Du lundi au vendredi
- Base de 37h30 hebdomadaires
- Planification annuelle des congés, en lien avec l’encadrement.
- Respect des exigences institutionnelles
- Ce profil de poste peut être sujet à modifications en fonction de l’évolution des organisations de travail et des activités médicales_

Type d'emploi : Temps plein

Avantages:

- Épargne salariale
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Lieu du poste : En présentiel