Assistant de Direction Au Sein de La Mdph

Présentation de la collectivité, de la direction et du service

La Maison Départementale des Personnes Handicapées de la Haute-Garonne (MDPH 31) contribue à la mise en oeuvre et au développement de la politique en faveur des personnes handicapées telle que définie par la loi du 11 février 2005, en exerçant des missions d'accueil, d'information, d'accompagnement, de conseil auprès des personnes handicapées et leur famille, d'évaluation de la situation de handicap et de l'accès aux droits de l'usager-ère, ainsi que de sensibilisation des citoyens au handicap. Elle met en place, organise le fonctionnement de l'équipe pluridisciplinaire, de la Commission des Droits et de l'Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH) et gère le Fonds Départemental de Compensation du handicap (FDC).

Enjeux, Missions, Conditions particulières d'exercice

**Enjeux**:
Apporter une aide permanente au directeur ou à la directrice de la MDPH afin de faciliter la gestion de son activité professionnelle. - Assurer un rôle d'interface dans la direction et avec les autres directions.

**Missions principales**:
**_
Organiser la vie professionnelle du directeur ou de la directrice_**
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur ou de la directrice.
- Rappeler des informations importantes, transmettre des messages et alerter sur les situations
- sensibles/urgentes.
- Transmettre au directrice/ à la directrice les premières informations collectées via le logiciel métier
- Iodas sur les dossiers urgents,
- Organiser des réunions : ordre du jour, réservation de salle, invitation Outlook...
- Assurer l'accueil physique et téléphonique (recevoir, filtrer et transmettre les messages, hiérarchiser le
- degré d'importance/d'urgence, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, rediriger vers
- l'interlocuteur compétent, renseigner).
- Collecter et transmettre des informations fiables.
- Coordonner et suivre les dossiers de la direction.
- Être force de proposition sur les aspects organisationnels.

**_ Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique_**
- Rédiger ou saisir et mettre en forme des supports bureautiques pour l'équipe de direction : notes,
- comptes rendus, rapports...
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

**_ Secrétariat de direction_**
- Mettre à jour le logiciel OCTIME/GREV'TIME (collecte de l'état de présence des agent-e-s auprès des différents services de la direction) et contrôler les tableaux prévisionnels des congés.
- Informer et conseiller les agent-e-s et les services sur les modalités d'organisation du temps de travail et les autorisations spéciales d'absence.
- Être le relais des directions fonctionnelles.
- Participer à la communication de la direction.
- Assurer le suivi RH (actualiser les tableaux de bords, suivre et transmettre les fiches navettes, réaliser le recensement ses besoins en personnel de la direction, assurer le suivi administratif de la formalisation des fiches de poste, suivre et gérer les entretiens professionnels...).
- Assurer le traitement et la diffusion de l'information (rappeler des informations importantes, veiller à la bonne compréhension des éléments,...).
- Assurer l'enregistrement, le tri et l'envoi du courrier et des parapheurs.
- Assurer le suivi administratif de la démarche qualité.
- Coordonner et suivre les dossiers de contentieux et conciliations.
- Contribuer à la préparation de la tenue des instances (Comex, Comité Social d'Administration) et
- assurer le suivi dans la mise en oeuvre des décisions prises par les instances (conventions, délibérations...).
- Organiser les interventions et soutenir la communication dans le cadre de la CDAPH et des inter-CDAPH.

**Missions secondaires**:

- Assurer la gestion des stocks (fournitures courantes).
- Gérer les agendas des directions adjointes
- En cas d'absence des secrétaires, assurer l'accueil téléphonique des autres services afin de garantir une continuité de service et participer à la permanence sur site.
- Assurer le relais de l'assistante logistique en cas d'absence.
- Être le-la référent-e ACTES31 de la direction.

Profil recherché

Il est attendu une capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés, à utiliser les outils bureautiques, à hiérarchiser les priorités, à appliquer les procédures administratives, à transmettre des informations fiables et à rédiger des documents de manière synthétique.

Rigueur, sens du travail en équipe, adaptabilité, respect, écoute, réactivité et discrétion sont des qualités essentielles pour ce poste.

**Pourquoi rejoindre notre équipe ?**
- Les locaux de la MDPH (à proximité immédiate du Jardin Japonais Compans-Caffarelli) disposent de salles de pause. À 5 minutes à pied, le siège du Conseil départemental de la Haute-Garonne dispose d'une cafétéria et d'un restaurant administratif.
- Titres-déjeuner : Pour les agents travaillant à plus de 500 mètres du restaurant administratif, vous pouvez bénéficier jusqu'à 18 titres par mois