Assistant Administratif

**CDD - Assistant administratif / Assistante administrative et comptable**

Septembre 2024 au 31 juillet 2025

L’Ultra Marin® est une association organisant les manifestations sportives suivantes:

- L'Ultra Marin®, un événement regroupant 8 épreuves distinctes en 2025 pour sa 20ème édition (de la marche nordique 29km au Grand Raid 175km), 10 000 concurrents et 1 500 bénévoles
- Le Vannes Urban Trail en collaboration avec le Marathon de Vannes

L’Association vous propose une opportunité de participer activement à l’organisation de la 20 édition de L’Ultra Marin®. Votre présence sera nécessaire les week-ends et soirées d’événements.
- **MISSIONS PRINCIPALES**:_

Vous travaillerez en collaboration avec le responsable des événements et le bureau de l’association, et contribuez au développement de l’association de L’Ultra Marin® et de ses événements.
- **DÉTAILS DES MISSIONS **:_

**Accueil et intendance**
- Réceptionner et gérer les appels téléphoniques et l’accueil physique de l'association : prise de messages, mise en relation, recherche d’information, prise de rendez-vous.
- Gérer les courriers et mails entrants et sortants.
- Gérer les fournisseurs courants, les achats de fournitures et de consommables, la gestion des stocks.
- Appuyer le Président et les membres du Bureau dans le suivi administratif, la centralisation de l'information et la prise de rendez-vous.

**Missions administratives**
- Appui administratif des dossiers de déclaration et de financement : montage des dossiers et suivi.
- Classement et archivage des documents administratifs et comptables.
- Participer à la rédaction du rapport d’activité, support de présentations, bilans.
- Assurer le « back office » permettant le bon déroulement des instances (bureaux, conseils d’administration, assemblée générale): invitation, ordres du jour, convocations, pouvoirs, recherche de salle, accueil, émargement.
- Assurer le « back office » permettant le bon déroulement des invitations, des formations et des réunions : planning, invitation, suivi des inscriptions, réservation de salle, réalisation des achats.

**Missions comptables - en relation avec le Trésorier**
- Être la personne référente dans la centralisation des factures à émettre et à recevoir.
- Émission de facture, gestion et suivi de la facturation (entrante et sortante) : relance, suivi des règlements, codification, archivage.
- Effectuer les rapprochements bancaires et assurer un suivi de la trésorerie.
- Contrôle des notes de frais.
- Établir les factures clients.
- Effectuer la relance client et faire remonter les retards de règlement.
- Consolidation des éléments de présence des salariés pour l’établissement de la paie.
- Cette fiche de poste peut être amenée à évoluer selon les besoins de l’association._
- **LES QUALIFICATIONS**:_
- Bac+2 minimum, de formation en gestion administrative et comptable, avec au moins 2 ans d’expérience.
- Dynamisme, rigueur/organisation, adaptation, créativité, relationnel.
- Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres.
- Maîtrise des outils bureautiques informatiques (Word, PowerPoint, Excel,).
- Permis B obligatoire.
- **CONDITIONS PROPOSÉES**:_
- CDD (à pourvoir dès que possible) jusqu’au 31 juillet, avec possibilité d’un débouché sur un CDI
- Rémunération : à définir selon l’expérience et le profil
- Poste basé à Vannes, 39 quater rue Albert 1er.
- Une expérience riche et variée avec un suivi régulier, dans un environnement de travail dynamique.
- **CONTACT**:_

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 11 mois

Rémunération : 23 151,00€ à 23 690,00€ par an

Avantages:

- Flextime
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Horaires:

- Disponible le week-end
- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée
- Travail en soirée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel