Assistant-e Administrative

La Ville de Grenoble c’est plus d’un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s’inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.

**La Direction Urbanisme et Aménagement (DUA) est organisée en 3 services et 2 Unités : le service urbanisme réglementaire (SCUR), le service étude urbaine et patrimoniale (SEUP), le service Administration et Foncier (SAF), les Unités Système d’Information Géographique et informatique, Pilotage de projet.**

**Le service Conseil et Urbanisme Réglementaire a pour objet de promouvoir une architecture et un urbanisme de qualité, avec des constructions et des aménagements respectueux de l'environnement, ainsi que des services et des activités répondant aux besoins de la population. Les agents du service sont à la disposition des particuliers et des professionnels, pour les renseigner et accompagner dans la réalisation de tous travaux sur des immeubles ou des terrains.**
**Sous l’autorité du chef de service, au sein d’une équipe de 12 personnes (dont 7 instructeurs et 2 architectes conseil), vous aurez pour missions d’accompagner les pétitionnaires d’autorisation d’urbanisme dans l’accomplissement de leur formalité (réponse aux questions, renseignement d’urbanisme), la gestion administrative des dossiers déposés (enregistrement, suivi...) et l’instruction des Certificats d’Urbanisme d’information (Cua).**

**Accueil et renseignement**:

- Recevoir le public et les pétitionnaires (principalement accueil téléphonique, ou physique sur rendez-vous)
- Expliciter la demande de l’usager, expliquer les démarches et l’orienter le cas échéant vers les services compétents,
- Accompagner le public dans la définition de son besoin, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais,
- Présenter les dispositifs et les modalités d’accompagnement de la demande,
- Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l’instruction de la demande,
- Répondre à diverses sollicitations mail ou via le logiciel courrier GRC Publik et / ou la boite mail du service.
- Participer à la veille sur la mise à jour des informations transmises (site internet, plaquette )

**Gestion administrative et suivi des dossiers à différentes phases de l’instruction**:

- Enregistrement numérique de demande de renseignement (DR)
- Enregistrement numérique et papier des dossiers déposés (Autorisation des Droits du Sol ou Autorisation de Travaux en lien avec le code de la construction et de l’habitat) avec dispatching par instructeur selon règles internes et alerte éventuelle si identification d’un enjeu (incomplet, sujets spécifiques, etc)
- Enregistrement des Déclarations d’Ouverture de Chantier et Déclaration Attestant l’Achèvement et la Conformité des Travaux (DAACT), avec dispatching par instructeur
- Relance des DAACT par courriers
- La délivrance des attestations de non contestation de conformité au regard de la procédure interne mise en place (conformité tacite notamment)
- La gestion du tableau d’attribution des dossiers par agents
- La préparation des affichages légaux

**Instruction de dossiers simples**:

- Instruire ses Certificats d'Urbanisme au sein du service et en lien avec l’équipe pôle ressource du Service Administration et Foncier (SAF)
- Notifier ses Certificats d'Urbanisme et les arrêtés des autorisations des droits des sols (ADS**)**

**Savoir faire**
- Accueil et orientation du public
- Technique de secrétariat
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité/ règles d’orthographe, de syntaxe et grammaire
- Maîtrise des outils bureautiques notamment libres
- Tenir des tableaux de suivi
- Des connaissances en urbanisme seraient un plus.

**Savoir être**
- Sens du travail en équipe
- Aptitude au travail transversal pluridisciplinaire, et en partenariat avec d’autres instances
- Capacité d’écoute et de bienveillance
- Sens du service public, discrétion et respect de la confidentialité
- Sens du reporting
- Qualités d’organisation, de rigueur

Spécificité du poste:

- Permanence d’accueil du public par alternance,
- Travail en bureau partagé ; déplacements sur le territoire de la collectivité,
- Polyvalence sur les missions de secrétariat avec les assistantes du SAF
- Possibilité d’un vélo de service affecté,
- Gestion des congés en articulation avec les collègues concernées

La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du