Assistant-e Administrative/administratif

La Ville de Grenoble c’est plus d’un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s’inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.

Assistant-e administrative/administratif

**Direction Vie Institutionnelle**
**Service de la coordination generale**

**B-CADRES INTERMÉDIAIRES**
**Cadre d'emploi : Rédacteurs territoriaux**
**Fonction : Assistant-e administratif-ve**

**Temps de travail : 100 %**

**Référence du poste à rappeler : 2_2025_B_P_55992**

CONTEXTE

**V**ous travaillez**en binôme**sous la responsabilité du/de la**C**he-ffe d**u**service Coordination Générale et en lien étroit avec le Cabinet du Maire au sein d**’un** pôle de 6 assistant-es.**Votre rôle consiste à faciliter l’exercice des missions**du/**de**la**Chef-fe**de Cabinet du Maire**

MISSIONS
- Assurer des missions de secrétariat du Cabinet du Maire et de la Coordination Générale
- Assurer des permanences de secrétariat pour le Cabinet du Maire
- Gérer l’agenda du Maire et de la cheffe de Cabinet : assurer la constitution des dossiers préparatoires quotidiens pour le Maire, avec les éléments nécessaires à chaque réunion et évènement
- Organiser des réunions internes et externes, préparer les dossiers et supports et assurer la logistique
- Assister à certaines réunions en fonction des besoins et rédiger des relevés de décisions ou des comptes-rendus
- Assurer le suivi du planning des notes au Maire en lien avec la Direction Générale : centraliser et vérifier les notes, discours et documents de travail auprès des différents services et membres du Cabinet du Maire
- Constituer quotidiennement les pochettes du Maire
- Préparer les documents pour le Conseil municipal
- Gérer les présences du Maire ou ses représentations et rédiger les réponses aux invitations
- Assurer un suivi régulier avec le Protocole pour l’organisation de cérémonies et événements, l’accueil de personnalités et de délégations officielles
- Rédiger des courriers et assurer le suivi des parapheurs et l’enregistrement dans les différents logiciels métiers de traitement du courrier
- Organiser les déplacements du Maire et de la Cheffe de Cabinet en France et à l’étranger et gérer les réservations (nuitées, transports et restauration), gérer les états de frais
- Contribuer à la gestion de la boîte mail du Maire : trier les messages, identifier les sujets urgents ou sensibles, orienter et suivre les messages dans un rôle de veille et d’alerte auprès de la cheffe de Cabinet
- Gérer les billetteries de la Ville de Grenoble (clubs sportifs, Palais des Sports, etc)
- Assurer un accueil physique et téléphonique
- Gérer les vœux du Maire
- Constituer, suivre et archiver des dossiers

Savoir faire
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat
- Vous avez des capacités d’organisation et de gestion du temps de travail
- Vous avez une solide connaissance de l'administration municipale, de ses différents services et de l’articulation avec le Cabinet du Maire et les élu-es.
- Vous avez un bon niveau d’expression orale et écrite : règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Vous connaissez les principes rédactionnels du compte-rendu et de la note de synthèse
- Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack office)

Savoir être
- Vous faites preuve d’autonomie, d’initiative, de méthode et de rigueur
- Vous avez la capacité à gérer de façon sereine un flux important d’informations à traiter, en repérant les priorités et les sujets sensibles
- Vous avez le sens de l’écoute, des relations humaines et de la diplomatie. Vous faites preuve d’une très grande discrétion.
- Vous faites preuve de disponibilité
- Vous avez le sens du travail en équipe et savez être polyvalent-e et réactif/réactive

La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle:

- Temps de travail hebdomadaire:

- Horaires flexibles en semaine en fonction de l’actualité
- 25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
- Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
- Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)
- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
- Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
- Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie