Assistant Administratif Et Commercial

**Upsize **est une entreprise spécialisée dans **l'impression grand format **et la scénographie visuelle. Elle met son expertise au service des secteurs corporate, du luxe, du sport et de la décoration événementielle.

Initialement imprimeur, Upsize s’est transformée en véritable **agence de production événementielle**, intégrant un bureau d'études ainsi qu'une gestion de production complète.

Grâce à son savoir-faire d’exception et une vision audacieuse, Upsize réinvente les espaces en expériences visuelles immersives et captivantes, contribuant à l’impact et au rayonnement des marques.
- Quelques informations clés :_
- Le CA : 1,23 M€ en 1 an ½ d’existence
- L’équipe : 5 personnes expertes et passionnées
- Les clients : agences événementielles, d'activation de marque et de branding
- Les ambitions de croissance : atteindre 2,5 M€ de CA d’ici 2025 en explorant notamment de nouveaux marchés tels que l’art, la décoration architecturale et le sport
- Notre credo : “Voyez grand, on s’occupe du reste.”

**MISSIONS**

Dans le cadre d’une création de poste, Upsize recherche son **Assistant Administratif et Commercial (H/F)**, futur bras droit du CEO.

**Gestion des devis et facturation**
- Réalisation des devis (±70 / mois) et suivi des factures en coordination avec l’assistante administrative
- Vérification de la complétude des dossiers avant envoi à l’assistante administrative
- Gestion de la relation fournisseurs dans le cadre de la recherche de matériaux
- Contrôle de la conformité des factures fournisseurs : vérification des prix et du respect des marges

**Support commercial**
- Création d’une base de données clients pour faciliter la prospection du CEO et la réponse aux appels d’offres
- Rechercher de nouveaux contacts pour la prospection via des outils dédiés (LinkedIn, Waalaxy, Dropcontact et ADN Data)
- Préparer les dossiers d’appels d’offres et identifier les freelances pour la rédaction des mémoires techniques

**Suivi opérationnel**
- Suivi des dossiers en cours en maintenant un fort lien de proximité avec les fournisseurs, freelances et clients
- Assurer un appui opérationnel aux différents membres de l’équipe de direction en fonction des urgences du moment
- Suivi du planning de diffusion et de l’édition des contenus marketing pour les marques en collaboration avec la responsable marketing.

**Structuration des processus**
- Mise en place d’un processus complet de devis avec l’aide du CTO externalisé
- Formaliser et documenter les processus internes en collaboration avec le CEO afin d’optimiser l’efficacité de l’équipe

En fonction de vos réalisations et de vos ambitions, vous pourrez évoluer vers un poste de Responsable des Opérations.

**PROFIL RECHERCHÉ**
- **5 ans d’expérience** minimum en **assistanat polyvalent **(administratif, ADV ou commercial)au sein d'une **agence événementielle **ou de communication.
- La connaissance du secteur de l’impression grand format est un atout.
- **Anglais opérationnel **(échanges ponctuels à l’écrit et à l’oral).
- Aisance dans l’organisation documentaire et gestion de boîtes mail.
- Maîtrise de Google Sheets, Excel, d’un CRM et de WhatsApp Web. La connaissance d’Adobe est un plus.
- Forte capacité à traiter simultanément de nombreuses demandes dans des délais restreints.
- Intelligence émotionnelle, excellente gestion du stress et du mode “multi-projets”.

**PROCESSUS DE RECRUTEMENT**

**Étapes d'entretien**
- Entretien en visio avec Stéphanie (consultante en recrutement)
- Entretien physique avec Ugo (CEO) et Joanna (responsable RH)
- Rencontre avec Maximilien et Paul (associés)
- Optionnel : demi-journée d’immersion au sein de l’équipe

Pour davantage de fluidité, certaines étapes pourront être fusionnées.

**Tests et vérifications**
- Test de personnalité
- Prise de références professionnelles en fin de processus

**INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES**
- **Statut**: cadre, CDI
- **Rémunération**: 40K€ fixe selon expérience, primes de performance (1-3K€ annuel)
- **Avantages**: tickets restaurants Swile (8,5 €), remboursement Navigo (50 %), mutuelle Alan (50 % prise en charge).
- **Lieu de travail**: poste sédentaire dans les bureaux parisiens avec possibilité de télétravail après intégration (1 jour/semaine).
- **Rattachement hiérarchique**: CEO

Type d'emploi : CDI
Statut : Cadre

Rémunération : 40 000,00€ par an

Horaires:

- Du lundi au vendredi

Rémunération supplémentaire:

- Primes

Expérience:

- assistanat administratif, ADV ou commercial: 5 ans (Optionnel)
- agence événementielle ou de communication: 3 ans (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel