Gestionnaire Des études Doctorales

L'université de Rouen Normandie recherche 2 **Gestionnaires des études doctorales F/H **pour rejoindre la Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV), en CDD jusqu'au 31/08/2025.

Le poste de gestionnaire des études doctorales qui fait l’objet de cette fiche de poste est rattaché au Pôle des études doctorales de la DRV, composé de 7 agents, qui assure la gestion et le suivi administratif et financier de l’ensemble des activités relevant de l’offre de formation doctorale de l’URN. Les études doctorales s’articulent autour 8 Écoles Doctorales (ED) disciplinaires, mutualisées au niveau normand, qui accueillent environ 1 900 doctorants dans les unités de recherche dont 750 sont inscrits à l’URN.

**Votre métier**:
Le(la) gestionnaire des études doctorales assure, sous l’autorité de la responsable du Pôle des études doctorales de la DRV, la gestion intégrée (de l’inscription administrative jusqu’à la remise du diplôme) des doctorants sur le site de Rouen selon un portefeuille attribué de doctorants, ainsi que la gestion administrative et financière d’une ou plusieurs Écoles Doctorales.
- **Mission 1 - Gestion administrative des doctorants (scolarité et pédagogique) sur le site de Rouen (portefeuille de doctorants)**_
- Gérer les dossiers de soutenances de thèse (de la demande de soutenance jusqu’à la délivrance du diplôme) incluant:

- Validation de la composition du jury et des rapporteurs
- Gestion du dossier de thèse et des rapports associés
- Préparation et diffusion de la publicité en matière de communication
- Préparation des PV
- Convention de mise en ligne (BU)
- Éditer les diplômes (y compris les anciens diplômes).
- Mettre à jour les dossiers des doctorants sur les bases de données afférentes, le serveur espace doctoral et les dossiers physiques des doctorants.
- Gérer les conventions de formation.
- Gérer les conventions de co-encadrement et de co-direction de thèse.
- Contribuer à la mise en place des cotutelles de thèse.
- Gérer les comités de thèses et comités de suivi individuel (CSI) de thèse - en pilotage central et par site.
- Suivre le devenir professionnel des docteurs.
- Accueillir physiquement et téléphoniquement, informer et orienter les doctorants, et les différents usagers de la Maison du doctoral.
- Assister au Conseil de l’ED.
- Participer à la mise en place des différentes procédures harmonisées liées au poste.
- Créer et gérer les listes de diffusion.
- Participer à l’organisation des journées de l’ED, journée de rentrée, workshop, séminaires.
- Participer aux diverses manifestations liées au Collège des Ecoles Doctorales (CED) (journée d’accueil, cérémonie de remise de diplômes, etc.).
- Diffuser et gérer les communications destinées aux doctorants.
- Archiver les dossiers des doctorants.
- **Mission 2 - Gestion administrative et financière d’une École doctorale**_
- Préparer, organiser et suivre:

- les conseils et commissions de l’ED (convocations, ordres du jour, comptes rendus et suivi de décisions)
- le concours allocations doctorales
- les élections (listes, affichage, vote, diffusion des résultats) et en centralisation et par site
- les documents internes de l’ED (RI, livrets d’accueil..)
- les projets annuels votés dans l’ED
- Contribuer à l’élaboration de l’offre de formation spécifique de l’ED
- Coordonner la gestion des CSI.
- Préparer les réponses aux enquêtes SIREDO du Ministère.
- Mettre à jour la base de données de l’ED.
- Mettre à jour le site de l’ED de façon régulière.
- Collecter les données pour le dossier d’accréditation de l’ED.
- Gérer financièrement l’ED (établir et suivre les bons de commande (engagements, ordre de missions, vérification du service fait, suivi du budget)).
- **Mission transversale **_
- Contribuer à l’activité générale de la DRV (bilans, rapports d’activités, tableaux de bord, alimentation des bases de données type Centaure, indicateurs, réunions de service, mise à jour et élaboration des procédures)

**Spécificités du poste**:

- S’adapter à l’organisation du travail : plusieurs écoles doctorales sur plusieurs sites, différents directeurs d’École Doctorale.
- Intégration dans un pôle mutualisé.
- Déplacements ponctuels (au niveau du site et en Région).

**Votre profil**:

- Vous avez les connaissances générales de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche en France ?
- Vous maitrisez le fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur ?
- Vous avez les compétences techniques de gestion administrative et financière ?
- Vous êtes à l'aise avec la communication orale et écrite ?
- Vous connaissez la règlementation applicable à la formation doctorale ?
- Vous possédez un niveau d’anglais de base/professionnel général (niveau B1-B2) ?
- Vous savez utiliser les outils bureautiques ?
- Le respect