Responsable Opérations

Le Responsable des Opérations est chargé d’assurer l’élaboration, la réalisation et la coordination logistique des évènements (SalonsCE principalement). Il met en œuvre les conditions de rencontres optimales entre exposants et visiteurs. Sa responsabilité comprend l’aménagement du salon et de ses structures qui se doivent d’être accueillantes et de qualité, pertinentes dans l’implantation des stands et en harmonie avec le concept et l’image du salon.

Il assure également la mise en place des moyens humains et matériels ainsi que les services nécessaires au bon déroulement de l’évènement.

Le responsable des Opérations doit approcher sa mission comme un véritable prestataire interne auprès de l’équipe salon et des autres fonctions liées à la préparation du salon. Il est l’interlocuteur direct des divisions.

**PREPARATION DU SALON**

Elaboration / conception
- Élaboration du cahier des charges logistique selon la stratégie du salon,
- Proposition et suivi du budget logistique, participation aux réunions budgétaires et estimés (engagements des dépenses, bons de commande et contrôle de la facturation),
- Proposition des fonds de plans et sectorisation en phase avec les objectifs commerciaux (plan théorique, îlotage, numérotation, gestion des flux visiteurs ),
- Proposition des offres d’équipements de stands,
- Validation des prestations techniques du dossier de participation,
- Préparation du guide technique de l’exposant,
- Mise en production de la plateforme Exposants pour les prestations techniques,
- Collaboration en transverse avec tous les services afférents au salon et participation aux réunions produits.

Planification / coordination
- Préparation globale du salon en phase avec les budgets du salon : cahier des charges, gestion des prestataires contrat cadres et négociations des autres prestataires dans le cadre de la procédure Achats,
- Agencement et harmonisation des différentes zones et animations du salon

dans la bonne cohérence visuelle (ambiance, couleurs, atmosphère) et pratique du salon,
- Contrôle de l’implantation commerciale des stands, des zones et des animations suivi de la mise à jour des plans,
- Réunions de coordination avec les parcs et prestataires (entretien du relationnel, réalisation d’animations, ),
- Gestion des relations hôtels : négociation et établissements des contrats, attribution et suivi des contingents, organisation des soirées
- Montage des dossiers Personnel (gardiens, hôtesses, restauration, ), Signalétique (briefing, vérification,), Branchement (internet, électricité, téléphonie), Dossiers divers (petit matériel, talkies, ),
- Gestion et suivi des extractions des prestations techniques et stands équipés,
- Commande des prestations techniques et logistiques des exposants,
- Interlocuteur technique, logistique et sécurité des clients internes et externes.

Règlementations
- Contrôle des projets d’aménagement et de décoration des stands en phase avec les règles d’architecture du salon,
- Gestion du Dossier PGC - Plan Général de Coordination (axes rouges, rédaction du PPSPS, relances, ),
- Gestion du dossier de Sécurité Incendie.
- Et autres réglementations liées à l’évolution Métier.

**COORDINATION SUR SITE**
- État des lieux,
- Contrôle du bon déroulement des phases de montage, ouverture et démontage
- Respect des plannings fournisseurs, du contrôle qualité, gestion des problèmes,
- Management des équipes techniques sur le terrain,
- Permanence technique auprès des exposants,
- Contrôle du bon fonctionnement des différentes structures et prestations (accueil, enregistrement visiteurs, gardiennage, nettoyage),
- Suivi de l’ouverture et du démontage,
- État des lieux de sortie.

**POST SALON**
- Préparation du débriefing logistique du salon,
- Evaluation des fournisseurs,
- Contrôle des engagements budgétaires et clôture des comptes et bilan financier.