Secrétaire Pédagogique de La Faculté de Sciences économiques Et de Gestion

**À propos de nous**: Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ». **Mission**: L'université de Toulon recrute un secrétaire pédagogique (F/H) de la faculté de Sciences Économiques et de Gestion (F/H) au sein de la direction administrative de site Toulon Porte d'Italie (DAS PI) - **Poste temporaire, à temps complet, ouvert dans le cadre d'un CDD.** Au sein d'une équipe spécialisée de 3 personnes, et sous la responsabilité de la cheffe du pôle scolarité de la direction administrative de site, **le secrétaire pédagogique est en charge de la gestion pédagogique d'un portefeuille de diplômes de formations initiale et en alternance et contribue à la mise en place et au déroulement des évènements liés à certains diplômes**. Il informe et oriente les usagers dans leurs démarches. Il assure le suivi des dossiers pédagogiques des étudiants dont il a la charge, de la phase d'inscription pédagogique à la phase de validation des notes et des diplômes. **Activités principales** - Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants en formation initiale et en alternance - Être l'interface entre les étudiants et les enseignants (interactions importantes avec les responsables de diplôme et la direction de la formation professionnelle et de l’alternance de l’Université) - Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante - Réaliser les inscriptions pédagogiques - Organiser les commissions pédagogiques d'accès aux formations, préparer les dossiers uniques d'admission et éditer les PV - Suivre les états de présences des étudiants et les commissions des absences - Collaborer à l'organisation des examens - Organiser les jurys de résultats et de délivrance du diplôme - Saisir les notes, éditer les PV de jurys - Afficher les résultats et éditer les relevés de note - Contribuer à organiser des évènements au bénéfice des étudiants, dans le cadre des cursus ou de partenariat européen, de la conception à la logistique en passant par l’échange avec les prestataires et fournisseurs - Contribuer à la prospection des entreprises (offres de stage, versements de taxe d’apprentissage, partenariats) **Contraintes particulières**: Pics d'activité prévisibles et réguliers ; accueil des étudiants **Informations complémentaires**: Catégorie et corps : C - Adjoint Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41 Structure d'affectation et localisation : DAS PI - Scolarité - Campus de Toulon Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1523,64 € Date de prise de fonctions souhaitée : 01/10/2025 Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement **Profil**: Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP **Connaissances**: - Techniques d’accueil, de gestion administrative et de secrétariat - Fonctionnement administratif universitaire - Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, dispositifs d'accompagnement) - Organisation et missions d'un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) **Compétences opérationnelles**: - Accueillir les populations concernées - Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation - Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office) - Utiliser les logiciels Apogée, Hyperplanning, Exode (domaines inscriptions pédagogiques, résultats, dossier de l’étudiant, épreuves) - Utiliser les outils de communication (intranet, internet, mail, plateforme d’apprentissage MOODLE, création d’affiches ) - Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information - Travailler en équipe - Rendre compte et communiquer avec sa hiérarchie - Avoir des compétences démontrées en relations