Assistant(E) Medico-administratif

**Présentation du service**
Création d’un secrétariat polyvalent pour la pédiatrie, la chirurgie pédiatrique et l’HDJ pédiatrique.
- L’Hospitalisation peut accueillir jusqu’ à 30 enfants par jour dans le cadre d’hospitalisations post
- urgences ou programmées de 15 jours à 20 ans.
- L’HDJ peut accueillir jusqu’à 7 enfants par jour dans le cadre du suivi de maladie chronique telles que le diabète de type 1, la drépanocytose, l’asthme ou les MICI mais également des prises en charge onco-hématologique (RIFHOP), des réintroductions de type allergique et troubles du neuro-développement.

**MISSIONS DU POSTE**
**MISSIONS GENERALE**S
- Le secrétariat polyvalent détient 3 postes à temps pleins:

- De tâches administratives d’exécution,
- De la gestion et du scannage des dossiers patients,
- Du codage PMSI,
- De traiter et coordonner les informations médico-administratives du patient.
- De l’accueil téléphonique

**MISSIONS PERMANENTES**:

- Accueil physique et téléphonique des personnes
- Orientation des familles
- Prise de rendez-vous des enfants sortant du service / préparation des dossiers pour les consultations en externe et autres consultations (ORL, OPH )
- Gestion des messages téléphoniques
- Gestion et traitement des données / informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
- Planification des activités spécifiques au service
- Gestion sur registre de l’utilisation des salles de staff
- Saisie et mise en forme des comptes-rendus, transmission au médecin traitant et/ou référent. Traitement des données / informations / documents communiqués (recherche, recueil, priorisation, diffusion, classement, suivi).
- Contrôle de la cohérence des données / informations spécifiques à son domaine d’activité.
- Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations.
- Ranger et classer les résultats d’examens dans les dossiers patients
- Archivage des dossiers tous les lundis et immatriculation pour les nouveaux patients
- Préparation des dossiers pour la consultation de pédiatrie, ou autres demandes (CS OPH ORL )
- Mise à jour des protocoles
- Distribution du courrier dans le service
- Préparation des listes de gardes de pédiatrie et de chirurgie
- Accueil des visiteurs médicaux
- Gérer les réunions des différents groupes (convocation par mail et envois des CR)
Pour la pédiatrie et la Chirurgie pédiatrique:

- S’occuper des mouvements tous les jours et récupérer ceux du week-end le lundi matin (modifier les dates de passages sur GAM si érronées)
- Archivage des dossiers les lundis et immatriculation pour les nouveaux patients
Pour l’HDJ:

- Chaque jour, rappeler les patients du lendemain (sur Ultragenda).
- Pour les jours d’allergo : venir à jeun, pas malade et apporter l’aliment concernant la réintroduction
- Préparation du staff tous les jeudis (récupérer les dossiers de tous les patients)
- Communiquer les identités des patients aux admissions
- Pour la Chirurgie pédiatrique:

- Préparer les hebergements prévus par les autres services (ORL, CMF)
- Relecture des dossiers faits la veille par les internes et classement pour signature finale du CRH avec CRO
- Edition du listing des programmations pour la semaine prochaine afin de préparer le staff du vendredi

**MISSIONS TRANSVERSALES**:

- Gérer les urgences en néonatalogie lors de l’absence de la secrétaire (sortir dossier, prendre 1 rv.)
- Frappe des courriers divers des pédiatres, protocoles du service, certificats
- Renseignements divers donnés au personnel, aux parents, aux visiteurs médicaux
- Demande d’intervention pour dépannage informatique
- Commande de dossiers jaune vert bleu auprés de M. LE GARREC
- Accueil téléphonique du secrétariat d’hospitalisation et de néonatalogie lors des absences de Françoise

**COMPETENCES PROFESSIONNELLES**
**SAVOIRS** (connaissances)
- Organisation et fonctionnement interne de l’établissement.
- Droit des patients.
- Maitrise du juridique et du règlementaire de base : service accueillant des patients mineurs, information aux parents (autorité parentale), transmission du dossier médical (procédure identifiée).
- Communication.
- Secrétariat.
- Règlementation des archives.
- Bureautique.
- Normes rédactionnelles.
- Méthodes de classement et d’archivage.
- Terminologie médicale générale et spécifique à un service de pédiatrie.
- Règle de codage PMSI.

**SAVOIR FAIRE** (compétences)
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.
- Compétences informatique : maîtrise les outils bureautiques : Word, Excel, Logiciels internes : Logon Prod, UltraGenda,, Résurgences, Outlook, Internet, CLIP, Virtual archive et Orbis.
- Evaluer la pertinence des données, et/ou informations.
- Identifier / analyser des erreurs de gestion (codage, facturation, etc ) en rechercher les causes, définir les moyens d’y palier.
- Identifier / an