Office Manager

Agir avec impact, transformer les bâtiments et nos villes pour les rendre « 2050 compatible », c’est l’ambition de notre agence hybride.

**La raison d’être du poste** : Véritable bras droit de la dirigeante (franco-canadienne), vous tenez un rôle dans les projets transverses et stratégiques de l’entreprise. Entouré.e de spécialistes bâtiment et urbanisme, vous êtes l’acteur incontournable et fiable de la coordination du bureau (assistanat de direction, RH, gestion et administration des ventes, services généraux et assistance aux réponses appels d’offres ). Et vous devenez de temps en temps notre CHO, ou Chief happiness Officer préféré.e (communication interne, évènement équipe, oreille attentive et bienveillante ).

**Les missions que nous vous proposons**

**Suivi administratif et financier (50%)**
- Tâches administratives diverses courantes d’une TPE
- Emettre et suivre la facturation client ainsi que les encaissements / relance / suivi de trésorerie
- Assurer le règlement des fournisseurs
- Fournir et échanger avec l’expert-comptable, tous les éléments comptables
- Contribuer à élaborer le budget annuel, le suivre (charges / CA / rentabilité ) et alerter en cas de décalage
- Générer des tableaux de pilotage à partir de l’ERP (idéalement, vous connaissez déjà Everwin SX One)
- Suivre les demandes de subvention (Assuranc’export, OPCO, Régions etc )
- Suivre le dossier CIR (Crédit Impôt Recherche)
- Suivre le dossier de l’assurance responsabilité Civile

**Ressources Humaines (25%)**
- Manager notre alternant RH en faisant en sorte qu’il s’organise bien dans:

- la prise en charge de l’administration du personnel (entrée, sortie, DUE, congés )
- transmission des éléments de paie à l’expert-comptable
- suivi du plan de développement des compétences (formation)
- mise en œuvre du « on-boarding » des recrues
- Être l’interlocuteur clef pour l’équipe (bien-être au travail)

**Facility management/ services généraux (10%)**
- Manager notre alternant RH en faisant en sorte qu’il s’organise bien dans:

- le bon fonctionnement des locaux et du mobilier (et de leur remplacement si besoin)
- le maintien du cadre de travail agréable, rangé et accueillant pour nos clients
- Gestion/évaluation des fournisseurs

**Assistanat de direction (15%)**
- Gérer l’accueil / appels / courrier
- Appuyer la dirigeante dans la gestion de l’agenda
- Organiser les déplacements de la dirigeante (notamment au Canada)

**Dans quel état d’esprit nous aimons travailler ?**

1. Travailler sérieusement sans se prendre au sérieux

2. Délivrer à nos clients des prestations de très haute qualité et coopérer entre nous

3. Apprendre sans cesse, en étant curieux.se de nos métiers et sensible à l’urgence climatique

**Enfin, toutes les raisons de nous rejoindre**:

- Des locaux cosy et bien équipés, à 2 minutes et 38 secondes de la gare Nordà pied(montre en main)
- Des avantages à découvrir (télétravail possible, ticket restaurant, prise en charge transport 50%)
- Un poste d’une rare polyvalence qui pourra évoluer aussi avec vos envies, vos projets et vos compétences
- Une antenne à Montréal très dynamique avec qui vous aurez la chance d’échanger et vous faire à l’oreille de l’accent québécois
- Notre investissement dans la formation (3 à 5j /personne/an) pour que chacun.e puisse progresser
- Un séminaire annuel dans des tentes tipis à faire du canoë mais aussi refaire le monde et notre stratégie
- L’assurance que toutes nos actions impactent, à plusieurs échelles, la décarbonation de nos villes et bâtiments

**Et vous ?**

Au-delà de votre formation (par exemple assistanat gestion PME ou autre) ou la nature de votre expérience (idéalement TPE), vous avez de vrais talents d’organisation, de communication et d’empathie:

- Avec vous rien n’est laissé au hasard, vous savez de manière précise, rigoureuse et méthodique comment mener à bien projets et missions
- Travailler par moment dans l'urgence est un contexte qui ne vous déplaît pas (au contraire) et prioriser les missions est une seconde nature
- Volontaire, vous n’attendez jamais que l’on vous indique les actions à suivre, vous anticipez, vous questionnez et avez toujours une longueur d’avance
- Vous êtes dans l’attention aux autres et notamment à la dirigeante. Vous êtes sensible à l’ambiance d’équipe et à l’accueil réservé à nos partenaires.
- Vous partagez facilement vos idées de manière à contribuer à l’efficience de l’équipe et le développement de l’entreprise.
- Une expérience dans un Bureau d’Etude / agence d’architecture ou MOA en lien avec le secteur du bâtiment serait un plus +mais pas indispensable
- Idem pour le fait de parler anglais/allemand : si c’est le cas, nous serons ravis

**Et nous ?**

Notre équipe est à l’image de notre entreprise : pluridisciplinaire, en